הכותרת הקצרה בעיתון או הדיווח של מגיש החדשות לא מסגירים כהוא זה את מה שעומד מאחור, ובעיקר לא את מי. משפטים בסגנון "נשיא ארה"ב נחת לביקור רשמי בישראל" או "שגרירת האיחוד האירופי הגיע להיפגש עם נתניהו", נזרקים לחלל האולפן או מודפסים על נייר בקלות רבה מבלי להבין שמדובר במבצע אופרטיבי מורכב להפליא.
חטיבת טקס ואורחים רשמיים של משרד החוץ היא זו שמתזמרת את התאומים הלוגיסטיים הנלווים להגעתם של 300 נשיאים, שרים או משלחות דיפלומטיות מרחבי העולם מדי שנה, מהרגע בו הם עולים על המטוס בדרך לנתב"ג ועד עלייתם למטוס בדרך חזרה למדינתם.
למי שעדיין לא הבין, מדובר בפס ייצור של ממש. מרגע הידיעה על הצורך להגיע לישראל נרתמים כלל הגופים למטרה אחת בלבד: להעביר את הביקור ללא תקלות לוגיסטיות ולהשיב את האורח לארצו עם חוויות ורשמים חיוביים מארץ הקודש.
ברוב המקרים, מדובר במשלחות מצומצמות אבל מה קורה כשמדובר במשלחת של מעל 200 אורחים, שמגיעים ארצה כאורחי משרד החוץ להתרשמות ראשונית בישראל? קשה לתאר את ההכנות לפרויקט שאפתני שכזה שהגה לפני שנתיים מנהל מחלקת מרכז אירופה במשרד החוץ, אילן בו דב.
"פרויקט המטוס" תוקצב לראשונה על ידי הממשלה ולפני שנתיים וראה אור בשבועות האחרונים אחרי חודשים ארוכים של חשיבה יצירתית והנעה לפעולה לצד שכבות עבות של בירוקרטיה ורגולציה.
הביקור עצמו ארך חמישה ימים כחלק מציון שנת החמישים לכינון היחסים הדיפלומטים בין ישראל וגרמניה. המשלחת עצמה הורכבה מנציגי הדור הצעיר בגרמניה שעתידים לקחת חלק בתפקידי מפתח בהנהגה הגרמנית בשנים הקרובות בתחומים שונים כמו כלכלה, אקדמיה, אמנות, פוליטיקה, תקשורת ועוד.
לחשוב כמו גרמני
אלה נבחרו בקפידה על בסיס שלושה קריטריונים עיקריים גילם הצעיר, היותם צעירים מבטיחים בעלי פוטנציאל למלא תפקיד מרכזי ומוביל בתחומם, וכן העובדה שטרם ביקרו בישראל. לצורך הפרויקט נחכר מטוס ייעודי של חברת ארקיע שהטיס את כל חברי המשלחת יחד מברלין לתל אביב. אלא שמסתבר שהבאתם ארצה היתה החלק הקל ביותר.
"במשך חודשים ישבנו וחשבנו לאן ובפני מי אנחנו רוצים לחשוף את הצעירים מגרמניה ואיך להראות לכם את ישראל היפה", משחזרת גלית כהן, מנהלת מחלקת אורחים רשמיים במשרד החוץ. "בדקנו כל מסעדה או מלון בעצמנו וניסינו לחשוב כמו צעיר גרמני מהם תחומי העניין שלו, ממה ייהנה וממה יתרגש. זה היה פרויקט מאוד מורכב לביצוע כי במקביל המשכנו לטפל בשגרת הביקורים הרגילה".
האם נתקלתם בבקשות מיוחדות?
"היו כל מיני אבל לא כאלה שלא עמדנו בהן. ביקשנו לדעת האם חלק מחברי המשלחת אלרגיים למזונות כלשהם והעברנו את הבקשות לשפים של המלונות ולמסעדות. כל אחד מחברי המשלחת קיבל טיפול כמעט אישי וזה עבד. שבועיים אחרי הפרויקט אנחנו לא מפסיקים לקבל מיילים מחברים במשלחת ועם חלק מהם אף נוצרו קשרים אישיים. תחושת הסיפוק היא עצומה".
כדי להבין את תחושת האופוריה של המארגנים צריך להזכיר שמשרד החוץ סימן את פרויקט המטוס כפרויקט הדגל לשנה הנוכחית. גם גודלה של המשלחת, מעל 200 נציגים, נחשבה לחריגה גם במונחים ממשלתיים. גם במשרד האוצר הבינו את חשיבות הפרויקט והקצו למימושו תקציב של 2.85 מיליון שקלים.
קבוצת פייסבוק סגורה
לדברי קרן כהן-גת, דיפלומטית במח' מרכז אירופה, שהיתה אחראית על תאום הפרויקט, אחרי שלב האישורים היה צורך לאתר את הצעירים לפי קריטריונים קשיחים משימה לא פשוטה בעיקר על רקע העובדה שרובם לא נמצאים כלל בקשר דיפלומטי כלשהו עם ישראל. אחרי שאותרו והעניקו את אישורם להגיע ארצה לפני כמעט שנתיים זוכרים? היה חשוב לשמור עמם על קשר רציף עד רגע העליה למטוס.
"על המורכבות הזאת ניצחו המון מחלקות של משרד החוץ בישראל ובגרמניה", היא מספרת. "רצינו לתת תהודה תקשורתית לביקור ולכן הזמנו עיתונאים ללוות את המשלחת, פתחנו קבוצת פייסבוק סגורה וחשבונות בשאר הרשתות החברתיות בשתי המדינות. אני עצמי עבדתי על הפרויקט 11 חודשים."
נראה שמדובר בסיפור הצלחה. האם פרויקט המטוס יהפוך למסורת?
"זה אכן נשקל להיכלל בתכניות המשרד לשנה הבאה. אני מקווה שנספיק להיערך לכך".
תאמינו או לא, חרף העובדה שבכל רגע נתון במהלך הביקור משהו יכול להשתבש וטבען של תקלות הוא לצוץ בדיוק בזמן הכי פחות נוח, פרויקט המטוס נחל הצלחה גדולה בכל המישורים. אפילו בזה הכלכלי.
לדברי כוכבית יצחקי, מנהלת מחלקת מנהל ותקציב, מתוך סכום של 2.85 מיליון שקלים שהוקצו לפרויקט כולו סכום של 1.7 מיליון שקלים יועדו לרכישת שירותי קרקע כמו מלונות, מסעדות, אירועים וכד' מתוכם נוצלו רק 1.2 מיליון שקלים.
"ניהלנו פרויקט במקסימום חוויה ובמינימום עלות בזכות משמים ומתנים קשים שניהלנו מול הספקים ובזכות העובדה שמראש התכנון כולו בוצע בקפדנות", מתגאה יצחקי, "הכי קשה היה לסגור על האירוח במלונות, כי לא כולם ששו להקצות לנו 200 חדרים. הניסיון שלנו לימד אותנו שאפשר להעניק רשמים חיוביים על ישראל ועדיין להיות יעילים".