מה לשמור ומה לזרוק? עושים סדר בניירת

לא מעט אנשים נוטים לזרוק חשבוניות, קבלות, תדפיסים ושאר מסמכים במסגרת ארגון שולחן העבודה או הבית. עם זאת, מבחינה משפטית מסמכים אלה עשויים להיות יקרים יותר מפז בעתיד. רגע לפני שאתם משליכים את כל ערימת הניירת לפח הקרוב אליכם ביותר – כדאי למיין אותם ולשמור על החשובים שבהם.

ההמלצה הכללית היא לשמור על כל מסמך שקיבלתם לידיכם – החל מהלקוח שקונה פריט בחנות ומקבל עבורו קבלה וכלה בעצמאי שמעניק שירות לאדם או גוף אחר. אין לדעת איזה מסמך נצטרך ובמה הוא עשוי לשמש אותנו בעתיד. במקרים מסוימים, בעיקר במחלוקות, מסמך בן 30 שנה עשוי להוות ראיה משפטית של ממש.

ההמלצה הכללית היא לשמור על כל מסמך שקיבלתם לידיכם – החל מהלקוח שקונה פריט בחנות ומקבל עבורו קבלה וכלה בעצמאי שמעניק שירות לאדם או גוף אחר. אין לדעת איזה מסמך נצטרך ובמה הוא עשוי לשמש אותנו בעתיד. במקרים מסוימים, בעיקר במחלוקות, מסמך בן 30 שנה עשוי להוות ראיה משפטית של ממש.

המסמכים נחלקים שני סוגים עיקריים: מסמכים שוטפים ומסמכים יחידנים. מסמכים שוטפים הם אלה שמתקבלים בקביעות, כגון דפי בנק, כרטיסי אשראי, משכנתאות, קופות גמל וכדומה. לעומתם, מסמכים יחידנים הם אלה שהתקבלו בעקבות אירוע בודד, כגון קבלה על מוצר שנרכש, מסמך מרשות הדואר, דוחות, קנסות, תעודות אחריות וכדומה. מומלץ לשמור את שני סוגי המסמכים ולסדר אותם באופן שיאפשר שליפה מהירה שלהם במידת הצורך.

שמירה על כל סוגי המסמכים עונה על צרכים שונים שעלולים לעלות בעתיד. חשבונות שוטפים, כגון ארנונה, גז, מים וחשמל מומלץ לשמור כדי להוכיח כי התשלום בוצע. מסמכים שקשורים לדירה כדאי לשמור במקרה של תביעה מול בעל הבית או המוכר. מסמכי תעסוקה חיוניים בבקשות הקשורות לדמי אבטלה, משכנתא ופיצויים; מסמכים פנסיוניים משמשים לבדיקות תקופתיות, חריגות ומעקב; מסמכי בנקאות יעילים למעקב שוטף ווידוא הוצאות-הכנסות; ומסמכים של הוצאות גדולות מומלץ לשמור למטרת אחריות והצהרת הון, בעיקר לעצמאיים.

אחת הדוגמאות המדגימות מדוע כדאי לשמור על מסמכים היא של אדם שנעצר בגין חשד שביצע עבירות חמורות, אף שטען כי שהה בעת שאירעה העבירה, בעיר הרחוקה כ-35 ק"מ ממקום העבירה. רק בזכות חשבונית ברשת מזון ששמר, הוא הצליח להוכיח שלא נכח באירוע וכי מדובר היה במעצר שווא.

שמירת מסמכים היא דבר שאין להקל בו ראש. במקרים שבהם אדם נדרש להוכיח את חפותו או במקרים שבהם הוא מעוניין לתבוע אחר, עליו להמציא מסמכים רלוונטיים, ובכך לקצר משמעותית את התהליך. במקרים של "תביעות כספיות" יש כמה הליכים שניתן לנהל בבית המשפט, אך בחירת ההליך המשפטי נקבעת בעיקר על פי חומר הראיות שמצוי בידי הלקוח.

אם מדובר באדם מסודר ששמר את כל המסמכים, יש באפשרותו להגיש תביעה כספית הנקראת "סדר דין מהיר", שתנאי הסף לה הוא שיש לתובע את כל חומר הראיות. גם בהליך המזורז שנקרא "סדר דין מקוצר", נחקר הנתבע עוד לפני שהגיש כתב הגנה, ותנאי הסף להיכנס להליך נמדד בהתאם לחומר הראיות המצוי בידי התובע.

לעומת זאת במקרים שבהם אין את כל חומר הראיות, יש להגיש "תביעה רגילה" ובקשות רבות לצווים עבור גילוי מסמכים, מה שמאריך את ההתדיינות המשפטית באופן משמעותי. לפיכך, בכל מקום שעלולה להיווצר מחלוקת, שמירת מסמכים חוסכת שנים ארוכות של דיונים בבתי משפט.

למשל, במקרים שבהם נמצאו ליקויי בנייה והדיירים מודיעים על כך לקבלן, הוא מחויב לטפל בליקויים או לפצותם. אם הדיירים שלחו לקבלן הודעה על הליקויים בדירה, אך לא שמרו את אישור המסירה שהקבלן אכן קיבל – הקבלן יכול לטעון כי לא קיבל את המסמכים ובית המשפט יפחית כשליש מסכום הפיצויים המגיע לדיירים. כלומר, גם אם רוכש הדירה דיווח על פי חוק המכר לקבלן, אך אין באפשרותו להוכיח זאת – ייתכן כי הוא יאבד עשרות עד מאות אלפי שקלים.

מסמכים תמיד רלוונטיים ולפיכך תמיד כדאי לשמור עליהם. אין לדעת מתי תיאלצו לעשות שימוש במסמכים ששמרתם בקרטונים שבמזווה. במקרים שבהם אין ברירה וחייבים להיפטר מחלק מהמסמכים, אלה שניתן לזרוק ונחשבים ל"פחות חשובים" הם תלושי שכר ותדפיסי בנק, אך גם אותם מומלץ לשמור 7 שנים לכל הפחות. לעומתם, קבלות על מוצרים שכבר אינם בשימוש ניתן לתעדף בתחתית החשיבות של שמירת המסמכים.

יש כיום מגוון דרכים לשמור על מסמכים בקלות, למשל באמצעות המייל, סריקת מסמכים למחשב, סיווג מסמכים לתיקיות ממוחשבות ועוד. כל אחד ימצא את הדרך הנוחה לו – ובלבד שישמור על המסמכים.

הכותב הוא הבעלים של משרד עורכי דין תומר שובלי ושות', המתמחה בלטיגציה ובתחום האזרחי-מסחרי