עשרת כללי הזהב לניהול ספרים בעסק

מדי שבוע מתפרסמים ליקויים שנתגלו על ידי רשות המסים במהלך ביקורות ניהול ספרים ברחבי הארץ, יחד עם הידיעה כי אי עמידה בהוראות ניהול ספרים עלולה להוביל ל"פסילת ספרים". המשמעות היא, שרשות המסים תראה את הספרים כבלתי מהימנים וכתוצאה מכך יושת עליהם תשלום מס או קנס גבוה במיוחד. זאת אחת הסיבות העיקריות לחשש של בעלי עסקים קטנים ובינוניים מפני ביקורת מס בעסק. שמירה על עשרת כללי הזהב שיפורטו כאן, עשויים לחסוך לכם את אי הנעימות מול הרשויות.

סוגי עסקים שונים נדרשים על פי דין בניהול ספרים שונים, לכן, יש לפעול על פי הוראות הניהול בהתאם לסוג העסק, צורת התאגדות (חברה בע"מ/שותפות/עוסק מורשה), שיטת הנהלת החשבונות, מחזור שנתי ומספר מועסקים. בדקו עם יועץ המס שלכם לאיזו קטגוריה העסק שלכם שייך.

"טיפ זהב" –הידעתם? עוסק פטור נדרש לנהל שוברי קבלה ותיק תיעוד חוץ בלבד.

הוראות ניהול ספרים מאפשרות שליחת מסמכים (כגון: חשבוניות, קבלות או הזמנות) בצורה ממוחשבת ללקוח שהסכים לכך. אולם, החוק אינו מאפשר לנהל ספרים באמצעות טבלאות אקסל או וורד!

"טיפ זהב" - בדקו כי תוכנת החשבוניות שלכם עומדת בתקן ורשומה במרשם ניהול התוכנות של רשות המסים: קישור לאתר - https://www.misim.gov.il/mm_tocna/

הנפקת תעודת זיכוי מקטינה את גובה המס של העסק, ולכן, אם החשבונית המקורית טרם יצאה ללקוח ניתן לבטלה באמצעות שירטוט "קרוס" והמילה "מבוטלת". אך אם כבר נשלחה החשבונית המקורית ללקוח, עליכם להחתים את הלקוח על הצהרה על הביטול, על מנת שהביטול או הזיכוי יהיו בתוקף.

"טיפ זהב" – שליחת תעודת הזיכוי באמצעות דואר רשום או הודעת פקס עם אישור מסירה מהווה אסמכתא מספקת לקבלת הנמען את ההודעה.

אם אתם מפעילים קופה רושמת בעסק עליכם לקבל מספק הקופה את כל האישורים המעידים על תקינות הקופה ועל עמידתה בהוראות החוק. כמו כן יש לוודא כי פעולות קריאת קופה (X) ופעולת הרקה (Z) פועלות כפי שצריך.

"טיפ זהב" - חלון ההכרזה של הקופה חייב להיות מופנה לקונה. אין להחזיק על יד הקופה שום דבר העלול להסתיר את חלון ההכרזה מעיני הקונה.

בעלי עסקים מסוגים מסוימים חייבים לנהל "ספרים מיוחדים". למשל: ספר לקוחות לבעלי מקצוע חופשי, יומן רופא, יומן תלמידים, ספר הזמנות ואלו דוגמאות בלבד. כדאי להתייעץ עם יועץ המס שלכם לגבי הספרים המיוחדים אשר עליכם לנהל!

"טיפ זהב" - הרישום בספרים המיוחדים יעשה בסמוך לביצוע הפעולה.

אחת הטעויות הנפוצות בקרב בעלי העסקים היא "אי רישום תקבול במועד". מדובר במצב בו עורכי ביקורת המס מצאו שיק ו/או כסף מזומן שלא נרשמה לגביהם קבלה. חשוב לזכור כי גם כאשר מקבל בעל העסק שיקים דחויים, עליו לרשום קבלה באופן מידי (!) ולפני ביצוע כך פעולה נוספת, שכן גם אם אי הרישום נעשה בתום לב במקרים רבים הפסיקה לא הכירה בכך וספריו של העסק נפסלו.

"טיפ זהב" - נישום המנהל הנהלת חשבונות בשיטה הכפולה, רשאי שלא לערוך שובר קבלה אם התשלום נתקבל על-ידי העברה ישירה לזכות חשבונו בבנק הכלול במערכת חשבונותיו.

הרישום במערכת החשבונות ייעשה בעברית, או בערבית בכתב יד, בדיו, או בהדפסה והוא ייעשה במטבע ישראלי. במידה והתקבול במטבע שאינו ישראלי, יצוין גם סוג המטבע והסכום ששולם באותו מטבע.

"טיפ זהב" - ישנן תוכנות ממוחשבות להפקת חשבוניות וקבלות המאפשרות לרשום מסמך בשפות שונות אשר מתורגמות באופן אוטומטי לעברית ולשקלים.

עליכם לשמור את מערכת החשבונות במשך שבע שנים. ככלל יש לשמור את ספרי החשבונות בעסק אלא אם הודעתם לפקיד השומה כי ברצונכם לשמור את ספרי החשבון במקום אחר.

"טיפ זהב" - ישנה אפשרות לסרוק, לצלם, למזער ולבער את מערכת החשבונות בהתאם לדרישות שנקבעו בחוק. במידה ותעמדו בכללים, תוכלו לחסוך מקום אחסון רב ולשמור את החומר באמצעים אלקטרוניים במקום בקלסרים!

אם הוראות הניהול הרשמיות הינן בלתי אפשריות לאופי העסק שלך ו/או שיש לבעל העסק נסיבות אישיות כמו למשל הפרעות קשב וריכוז או דיסלקציה ניתן לפנות לפקיד השומה מראש ולבקש הקלות בניהול הספרים. ככל שהבקשה מוצדקת ונתמכת במסמכים היא תאושר על ידי פקידי המס.

"טיפ זהב" - אם הגשתם בקשה להקלה בניהול הספרים באמצעות דואר רשום עם אישור מסירה ולא נעניתם עד תום שנת המס ו/או תוך 4 חודשים מרגע הגשת הבקשה - יראו את הבקשה כמאושרת באופן אוטומטי.

גם אם אתם מנהלים את ספרי העסק באותו האופן במשך שנים, חשוב לוודא כי יועץ המס שלכם מכיר את סוג עיסוקכם ואופי התנהלות העסק, כך יוכל להמליץ לכם לגבי ההתנהלות הנכונה שתגן עליכם מפני הצורך בהתגוננות מפני פסילת ספרים.

"טיפ זהב" –על מנת להתאים את הוראות ניהול ספרים לעסק שלכם , מומלץ לפנות ליועץ מס שיתאימה על פי הענף הכלכלי והנתונים הפרטניים של העסק.