זהו לא חזיון תעתועים, זוהי שנת 2020. התפאורה בפגישות העסקיות היא מקסימום ארון סגור שמחביא בגדים או ספרייה מלאת ספרים. הגוף כלל לא נוכח בפגישות, אין לחיצות ידיים, כל שכן לא חיבוק. בחלון הזום נראים לעין רק הראש והכתפיים ואנו תלויים בחסדי איכות קווי האינטרנט שסביבנו. השלכות הקונספט מתבטאות בעיקר בכך שעוצמת החוויה שנחווה מכל פגישה שכזו תהיה נמוכה משמעותית מאשר לו הייתה קורית במציאות עצמה באופן פיזי ולא מתוך מסך.
עם המציאות הזאת אנחנו לומדים להתמודד. אנו נמצאים כחצי שנה בתוך מה שמוגדר כ"תקופת הקורונה" - החברות בארץ ובעולם למדו לעבוד במקביל למחלה. הפתרונות שונים ממקום למקום, ממדינה למדינה, אך ברוב המקרים התוצאה זהה - אנחנו ממשיכים לעבוד, ממשיכים לקיים פגישות, מקדמים שיתופי פעולה ועסקאות, סוגרים חוזים ובעצם מאפשרים ומקדמים את קיומה של הכלכלה. חברות ההייטק, פיננסים, טכנולוגיה חברות תרופות ועוד, כולם ממשיכים את שגרת העבודה ואף יותר מכך. ואת כל העסקים היום, מקיימים באופן מקוון.
נתמקד, אם כך, בפגישות עסקים המיועדת לצרכי העברת מידע ביצוע משא ומתן וסגירת עסקאות, שכולן נעשות מתוך מערכת ה-ZOOM או TEAMS, שם אנו לא חווים את השותפים לעסקה בחושים שסביבנו כמו ריח, מגע, ראייה ועוד. חווית המפגש הופכת להיות יחסית שטוחה ולא רב ממדית, נמדדת לרוב במילים וברושם של איכות החומר המועבר. הפגישה מאד חד גונית ואין לנו אינדיקציה נוספת על האנשים היושבים מולנו. אנו מנסים לשאוב מידע בדרכים לא דרכים. מאזינים לאינטונציה בריכוז, בודקים את רמת התזוזה של האדם על המסך שמולנו, ואפילו את רמת ההבנה שלו בטכנולוגיה - לפי כמות התקלות שיש לו במשך המפגש.
בדרך כלל, על פי קוד ההתנהגות שנהוג זה שנים בפגישות עסקיות, מתחילים את השיחה בסמול טוק נעים, שמיועד ליצור חיבור בלתי פורמאלי בין הנפגשים בחדר, להוריד את רמת המתח ולשנות את האווירה. הסמול טוק הוא סוג של מערכת יחסים בפני עצמה - הוא שיחת חולין שבה נדבר על עניינים שלא קשורים לנושא למענו התכנסנו, אלא ננסה להכיר אחד את השני היכרות שהיא מעבר למישור העסקי או נתונים עסקיים יבשים. הסמול טוק חיוני מאד כדי לשבור את הקרח ואת תחושת הרשמיות שמהלכת על פני השטח לפני פגישות עסקיות, במיוחד אם מדובר בנושאים כבדים או בהשקעות מכובדות. בשיחות הסמול טוק פנים מול פנים נוצרת אינטימיות והיכרות, ריח הבושם והקפה באוויר, הבעות הפנים וכדומה. כך נוצר הקשר האישי בין הנוכחים.
קשר אישי במדיום שאיננו אישי
מזה חודשים מספר שרוב החברות והעסקים במדינת ישראל ובעולם נחשפו לנפלאות המדיום הווירטואלי. כך הפכו חלונות הזום ונפתחו בכל בית ובכל משרד, כעת אנחנו מכירים טוב יותר כל קמט בפניהם של חברינו לעבודה ועמיתנו לעסקים. יתכן אף שסמל הקורונה בעוד שנים ייזכר כמסך מרובע ומלא חלונות. הפגישות בזום יתחילו בדיוק בזמן ויסתיימו בחיוך, אין צורך להשקיע בנסיעה ארוכה או במציאת חניה, להכין קפה יחד לפני הפגישה או להתאמץ. הכל נעשה כאן ועכשיו, מאותו המרחב.
יש משהו בלחיצת היד שלפני הפגישה, שמעביר אלינו את האנרגיות ואת המידע הפיזי על האדם שמולנו מבלי לדעת איך ומה עובר. לחצנו מאות ואלפי ידיים במהלך החיים והגוף שלנו יודע לפרש גם את לחיצות היד. בנוסף, למדנו לקרוא שפת גוף, תנוחת ישיבה, קודי לבוש, וכל מה שקשור במאפיינים הפיזיים של העומד מולנו. השפה הטכנית של ההצעה, החוזה או חוברת ההוראות של המכונה מהווים קרקע משותפת לשני הצדדים, בשעה ש"שיחת החולין" היא אזור רחב ומופשט מאוד, המוגבל רק באמצעות הידע (או הביטחון) של האדם באנגלית והמודעות שלו לתרבות העסקית של האחר. כאן ברחבי המדיום הווירטואלי לא נזכה בכל היתרונות הללו, וניאלץ לספק לעצמו פתרונות ראויים שיהפכו את המפגש לפחות שטוח ויותר עמוק ומגוון.
עם כל החולשות שנמנו כאן לפגישות עסקיות אונליין, הרי שאין לנו כל כך ברירה במיוחד כעת בתקופת הקורונה. הטיסות הושבתו והפגישות נערכות במתכונת אחידה רק אונליין. כיצד, אם כן, נוכל בכל זאת להנמיך את הווליום הרשמי בשיחה, ולתת ערך מוסף של חיבור ואמון אחד בשני, לסגור עסקאות ולייצר שיתופי פעולה פוריים? לפי סקר שנערך ע"י פורבס בשנת 2018, 72% מהמנהלים העידו שפגישות וידיאו קונפרנס בונות אמון ומחברות בין עובדים, 71% עוד אמרו כי הן משפרות בהחלט את ביצועי הצוות.
השבוע קיימה חברת ברליץ סמינר מקוון לחידוד קישורי הסמול טוק באנגלית לפגישות עסקיות. שוחחנו עם אלן מומוני, מורה לאנגלית ומומחה לתרבות שפות בברליץ אשר העביר את אחת הסדנאות לקבלת טיפים ותובנות לגבי שדרוג הסמול טוק ויצירת פתיחה מוצלחת לפגישה עסקית אונליין.
1. תקשורת היא לא רק שפה, היא גם תרבות - הסמול טוק חשוב ליצירת מערכת יחסים לפני השיחה העסקית. לעיתים, בגלל מגבלות השפה או בגלל שאנחנו רוצים להישמע מקצועיים, נקפוץ ישר לעסקים. אך בצד השני, גישה זו יכולה להיתפס כחוסר רגישות וחוצפה.
באופן כללי, ההמלצה לפני פגישה עם אנשים מחו"ל היא לבחון ולתחקר בקצרה את התרבות המקומית. ישנן מעל 170 מדינות ברחבי העולם, אף אחד לא מצפה שנבין או נדע את הדקויות של כל תרבות - אך אם נחלק את העולם לארבע גושים מרכזיים: אירופה, צפון אמריקה, דרום אמריקה ואסיה - זה יקל עלינו בתכנון הפגישה. למשל, נדע שביפן אם מישהו מגיש לכם כרטיס ביקור, מקובל לקחת אותו ממנו בשתי ידיים כדי לכבד את הרגע. אלה הם דברים שניתן לדעת אותם על ידי תחקיר קצר בגוגל, או באמצעות קורסים המיועדים לכך. גם לפני פגישת אונליין עשו מחקר קטן אודות תרבות ההתנהגות של המשתתפים בשיחה ודעו מעט מעולמם.
2. מצאו מכנה משותף עם החברים לשיחה - אחרי ולפני הכול, כולנו בני אדם. ובתור יצורים שחיים יחד על הפלנטה הזו, אנו כנראה נוכל למצוא יותר מנושא משותף אחד. איך נתחיל? למשל, במזג האוויר. השיחה על מזג האוויר היא כבר ממש קלישאה, אבל היא כזאת בגלל שזה תרגיל שתמיד עובד.
לדוגמא, אני מכיר מנהל שיש לו לקוח מאוסטריה. כאשר הם מדברים הם מתחילים בסמול טוק, אותו מוביל הלקוח, כך מקובל ביניהם. השיחה התחילה עם שאלה: איך מזג האוויר בתל אביב? התשובה הייתה שהקיץ הישראלי לח מאד, ושאנחנו מבלים את רוב הזמן במזגנים או בחוף הים. משם התגלגלה השיחה מחוף הים, לבילויים בתל אביב, לברים האיכותיים של תל אביב ואז הם גילו שלשניהם יש חיבה לקוקטיילים. כל אחד אוהב להכין וללמוד על קוקטיילים שונים.
ברגע שנוצר חיבור כזה, הם כבר כמעט חברים. יש סוג של מערכת יחסים, הם גילו תחביב משותף ועכשיו השיחה העסקית תוכל להתנהל עם הרבה יותר חיבה וזרימה. וכל זה התחיל משאלה על מזג האוויר. אם אתם לא אוהבים לדבר על מזג האוויר, או פוחדים שזה ישמע בנאלי, תנסו למצוא נושא משותף ומקובל חברתית שעליו אפשר לדון. השתדלו לא להיכנס לשיח בנושאי "מלכודת" כמו למשל פוליטיקה, דת או מצב כלכלי אישי - נושאים אלו עשויים ליצור אנרגיה שלילית, או בנושאים שאינכם מבינים בהם מספיק תוכלו להיראות כמתנשאים או בורים מה שיביך אתכם ואת המשתתפים בשיחה.
שימו לב לביטויי השפה. נסו פחות להשתמש בתרגומים פשוטים של גוגל, ואל תתרגמו משפטים מעברית לאנגלית ללא בקרה כדי שלא תטעו טעות מגוחכת. בנוסף, ברוב שיחות הסמול טוק באנגלית עדיף לדבר בזמן הווה מושלם.
3. כבדו את המרחב הפרטי - לעיתים אנשים שעובדים מהבית חושפים בפנינו את המרחב הפרטי שלהם. מומלץ להיזהר בהתייחסות למרחבים הפרטיים. אם רוצים להתייחס למרחב, מומלץ להתייחס לפריטים פיזיים בצורה חיובית. למשל, אם יש למישהו אקווריום ברקע, ניתן בהחלט לומר מילה טובה על האקווריום המרשים. או אם למשתתף יש תמונה של אתר תיירות מוכר מאד, אפשר לשאול על זה. במקביל, אם משתתפים בחרו להסתיר את הרקע שלהם, יש לכבד זאת, ולא לדרוש מהם לחשוף את סביבת העבודה שלהם.
4. לא יודעים או לא מבינים? תשאלו. מיליארדי אנשים בעולם ולכל אחד הידע שלו והתובנות שלו, הם יכולים לתרום לכם יותר מכפי שנראה לכם. אנשים מעריכים אותנטיות ורצון כנה להבין, יותר מאשר אדם שמהנהן בראשו כאילו הבין ולבסוף לא יודע ולא מונח בחומר. "אנשים אחרים ממדינות אחרות, יכולים להעניק לכם נקודות מבט שונות, הם ייפתחו בפניכם אם תביעו עניין. תוכלו להרחיב את הידע שלכם בנוגע לדתות, לתרבויות ולמדינות אחרות, ובסופו של דבר תהפכו לאנשים מעניינים יותר בעצמכם.