אחד האתגרים הגדולים ביותר של עסק בעולם המודרני הוא גיוס נכון ומוצלח של עובדים. תהליך הגיוס מחייב השקעת משאבים משמעותית, שמתחילה בתהליך האיתור והגיוס וממשיכה אל שלב ההכשרה, עד שהעובד החדש מוכן באופן מלא לתפקיד ושולט בו.
רן קונסטנטין, סמנכ"ל ב-Manpower, מסביר שקליטה חלקה של עובד לא רק חיונית עבור הארגון עצמו, אלא מעידה על רמתו המקצועית של אותו ארגון ומוסיפה למוטיבציה של העובד החדש.
אז מתי כדאי להתחיל את תהליך הקליטה?
אם למילוי התפקיד נדרשת הכנה מיוחדת (התקנת מחשב, סידור עמדת עבודה ועוד), כדאי להיערך לכך מבעוד מועד ולוודא שהכל ממתין ומוכן ליום הראשון של העובד החדש. מצד שני, בתפקידי שטח למשל, דוגמת נהג, שליח, טכנאי ועוד, הקליטה יכולה להתחיל רק ביום העבודה הראשון.
מה נכון לעשות עם העובד כשהוא מתחיל את תפקידו?
ישנם דברים שגרתיים, כמו היכרות עם הצוות, המחלקה, ה-DNA הארגוני ועוד, אולם משימה חשובה לא פחות היא שיחת תיאום ציפיות עם המנהל הישיר, להגדרת "גבולות הגזרה" של התפקיד.
ממה כדאי להימנע במסגרת תהליך הקליטה?
המטרה היא שעובד חדש ייקלט בתפקיד במהירות האפשרית, אך כאן מסתתרת מלכודת - אנחנו עלולים לדחוק בו או בה ולבקש מהם למלא משימות שאין להם את הכלים המקצועיים המתאימים לבצע. במקרה כזה, רמת התוצר תיפגע ולכן חשוב לשים לב שהעובד החדש מקבל את כל הכלים (או לפחות את רובם) לפני שהוא יוצא לדרך. כך הוא גם יוכל לבצע את המשימות וגם ליהנות מעבודתו.
מי בארגון עוזר בקליטת עובד חדש?
ארגונים רבים מצמידים חונך לעובד חדש, מישהו מקצוען בתחומו, שאחראי על הליווי בימים הראשונים בתפקיד. אם לעובד יש גם ממשק צמוד עם מחלקות אחרות, כדאי שיצטרף גם לאחד העובדים מאותן מחלקות.
כמה זמן אמור להימשך תהליך הקליטה?
השאלה הזו תלויה בתפקיד כמובן. ישנם תפקידים שמחייבים הכשרה של כמה חודשים ואחרים, התחלתיים יותר (נציגי שירות, מכירה וכו'), בהם יספיקו בדרך כלל כמה שבועות להכשרה.
לסיום, איך יודעים שתהליך הקליטה עבר בהצלחה?
כאשר התוצרים שמתקבלים הם אלו שהוגדרו וכאשר העובד חש שיש לו כלים מקצועיים מספקים להתמודדות עם המשימות - אנחנו יודעים שהצלחנו. כדאי לקיים שיחת חתך כמה שבועות לאחר תום תהליך הקליטה, כדי לוודא שהעובד מרגיש בנוח בארגון, בפן החברתי והמקצועי והאם הציפיות שלו מהתפקיד מתקיימות או שקיים פער. בירור נכון של נושאים אלו עשוי למנוע תסכול ופרידה מוקדמת.