העסקת עובדים בישראל עולה הרבה מאוד כסף. מכלול הזכויות שהמחוקק הקנה להם, הופכת את העניין למעמסה כלכלית כאשר אחת מההוצאות הכבדות שהמעסיק חב בהן היא ההפרשה לפנסיה. צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק קובע, כי כל עובד שמלאו לו 21 ועובדת שמלאו לה 20 - זכאים להפרשות לביטוח פנסיוני (קרן פנסיה, קופת גמל או ביטוח מנהלים), בשיעור של לא פחות מ - 12.5% על חשבון המעסיק. עוד קובע צו ההרחבה, כי במקרה שהעובד היה מבוטח בביטוח פנסיוני לפני שהתקבל לעבודה (והיה מבוטח בעת קבלתו לעבודה), יהיה זכאי להפרשות לביטוח פנסיוני כבר מיומו הראשון בעבודה, אולם ההפרשות יתבצעו רטרואקטיבית רק לאחר השלמת 3 חודשי עבודה אצל המעסיק. מנגד, עובד שבעבר לא היה מבוטח בביטוח פנסיוני או שההפרשות השוטפות הופסקו למשך יותר מ-5 חודשים לפני שהתחיל לעבוד, מבלי שהעובד דאג לשמירה על רצף זכויותיו, נחשב לעובד שאינו מבוטח ולכן יהיה זכאי לביטוח פנסיוני ממעסיקו רק כעבור 6 חודשים מתחילת העסקתו במקום העבודה.
אלא שלדברי ירון הרן, מנכ"ל עוקץ פנסיה המספקת פתרונות מתקדמים בתחום תפעול פנסיוני עבור מעסיקים, קיימת בעיה שגורמת למעסיקים לשלם הרבה מאוד כסף למרות שאינם חייבים בכך. כיצד ומדוע זה קורה?
"העובדים מדווחים כי קיימת להם קופה פעילה, למרות שאין בה כלל פעילות, אולם המעסיק אינו מודע לכך", אומר הרן, "לא מדובר על כוונת זדון מצד העובד או על ניסיון הטעייה מחושב, אלא על טעות שנעשתה בתום לב, אך כזו שעולה למעסיקים הון. כך לדוגמא, עובד שמשך כסף מהקופה, מה שהפך אותה ללא פעילה. הוא אינו מודע לשינוי ומבחינתו, הכל ממשיך כרגיל. במקרה הטוב, הוא מעביר למעסיק דו"ח שנתי או דו"ח הפקדות ומבחינתו, בזה נגמר העניין".
"זו תופעה רווחת מאוד", מציין הרן, "אנחנו מדברים על אלפי מעסיקים שמפרישים אחרי שלושה חודשים, רטרואקטיבית החל למן החודש הראשון, ומפסידים בשל כך סכומים שנערמים להיקפים משמעותיים".
בכמה כסף מדובר? לדוגמא, עובד שמשתכר שכר חודשי בגובה 6,000 שקל. על פי צו ההרחבה, המעסיק נדרש להפריש לו 12.5% מהשכר, או במילים אחרות - 750 שקלים מדי חודש. אלא שבמקום שהמעסיק יפריש רק עבור עבודה החל למן החודש השישי, בגלל אותה טעות - הוא הפריש ביתר, ללא כל סיבה מוצדקת, לא פחות מ-4,500 שקלים (הפרשה חודשית של 750 שקלים במכפלת 6 חודשים). "צריך לקחת בחשבון היבט נוסף", מציין הרן "לעיתים קרובות, אין מדובר על תשלום מיותר לעובד בודד, אלא על שורה של עובדים להם מופרש כסף ללא כל הצדקה, בסכומים שמגיעים לעשרות אלפי שקלים".
אולם בכך לא הסתיימו הבעיות של המעסיקים. רבים מהם מתלוננים כי אף אם מדובר על קופה פעילה והם יודעים את זהות הגוף המוסדי אליו צריך להפריש את הכסף, לעיתים קרובות מתברר כי פרטי החשבון שנמסר להם אינם מדויקים. זה מצב בעייתי שיכול לסבך אותם במספר אופנים, הוא מציין. ראשית, המעסיק נדרש לשלם ריבית פיגורים בגין אי הפרשה של הכסף לחשבון הנכון במועד. שנית, המעסיק גם חושף את עצמו לסנקציה משפטית ולתביעות במישור האזרחי, היות והחוק קובע כי עליו להפריש את הכסף עד ל- 15 לחודש או כעבור 7 ימי עסקים לאחר תשלום המשכורת, המוקדם מבין השניים. כמו כן, אם העובד ייכנס לאירוע ביטוחי, עשויה להתעורר בעיית כיסוי בשל הדיווח השגוי.
אז מה הפיתרון לכל זה? קיימים כיום פתרונות טכנולוגיים שמאפשרים בלחיצת כפתור להגיש בקשה לקבל מידע לגבי פרטי הקופות של העובד החדש ותוך 4 ימי עסקים מקבלים את נתוני הקופות שלו. המידע שמציעות אותן מערכות ממוחשבות, כולל את תאריך ההפקדה האחרון, שמספק מידע בנוגע לגבי זהות הגוף בו קיימת הקופה ועצם פעילותה, כמו גם את פרטי חשבון הבנק המסוימים של אותו עובד.