השנתיים האחרונות הביאו חברות רבות לאמץ שיטות שונות לעבודה היברידית. חברות רבות החלו לאמץ את מודל הכיסא החם המבוסס על עבודה ללא מקומות ישיבה קבועים בהתאם לצרכי העובדים בכל סביבות ועמדות העבודה שבמשרדים.
אלעד מערכות החליטה לקחת את המודל ההיברידי עוד צעד אחד קדימה ומשיקה במשרדיה את מודל HOTELLING.
השינוי הוטמע בהשקעה של כ- 3 מיליון שקל ולדברי החברה הוא עשוי לחסוך לה כ-30% מהעלויות השוטפות, עם צפי לחסכון של עד 20% נוספים בשנים הקרובות. "את החיסכון השקיעה החברה ברווחת העובדים כמו הגשת ארוחת צהריים חמה במשרדים, כיבוד משודרג לארוחת הבוקר ועוד", כך אומר צביקי גולדברג, סמנכ"ל אסטרטגיה ותפעול בחברה.
איך זה יעבוד?
מודל HOTELLING הוא מהלך הוליסטי שכולל הטמעה של 3 אפליקציות המקיפות את כל צרכי העובד מיום העבודה במשרד:
עמדה חמה - כדי להזמין עמדת עבודה לפי צרכי העובד במשרד, הטמיעה החברה אפליקציה ייעודיות, המאפשרות לעובדים לבחור את ימי ההגעה למשרד ולהזמין מקום עבודה מתוך מגוון מקומות הישיבה. כך יכול העובד, באמצעות אפליקציית hoteling desk לבחור ביום הגעתו האם ישב בעמדה עם מחשב רגיל, האם צריך מסך אחד או שני מסכים ואיזו עמדה יעדיף - אופן ספייס או חדר סגור ישיבה סטנדרטית או כסאות בר גבוהים והיכן.
חניה חמה - כשעובדים לא מגיעים למשרד באופן קבוע, אין טעם לשמור גם על חניות קבועות. החברה ביטלה את כל החניות הקבועות והגדילה משמעותית את מספר העובדים שיכולים לחנות בחניון המקורה מתחת למשרד ולהימנע מחניות מרוחקות יותר. האפליקציה גם מקצרת לעובדים את משך חיפוש החנייה בכך שמנווטת אותם ישירות לחנייה הכי טובה הפנויה.
ארוחה חמה - גם ארוחת הצהריים השתלבה במודל זה, וניתן לבחור אותה באמצעות אפליקציה ייעודית שפותחה על ידי עובדי החברה, שבוע מראש מתעדכן התפריט ונפתחת אפשרות להזמין ארוחות. האפליקציה מאפשרת בחירה של מנה עיקרית מתוך מגוון מנות שמשתנות מידי יום, כולל התאמה לכשרות מיוחדת, לטבעונים צמחוניים ואלרגנים.
הערכות לוגיסטית והרצת פרוייקטים מקבילים
"השינוי דרש הערכות לוגיסטית רבה והרצה במקביל של מספר רב של פרויקטים בזמן קצר", מוסיף גולדברג.
מהם השינויים?
הפרדות מהמחשבים הנייחים: במסגרת השינוי החברה העבירה את כלל העובדים לעבודה באמצעות מחשבים ניידים. שוחררו כ- 150 מחשבים אשר נמסרו לעובדים עבור משפחותיהם.
PaperLess: בוצעו מספר פרויקטים בחברה לצמצום/היפטרות מהדפסות, הן בתהליכים הפנימיים והן מול גורמים חיצוניים לרבות פרויקט הדפסה מאובטחת המאפשרת לכל אחד להדפיס מידע רגיש ללא חשש שמישהו אחר יראה את המידע.
הרחבת תשתית ה-WIFI בחברה שתאפשר עבודה מכל מקום בחברה כולל בגג הבניין.
החלפת הטלפוניה המיושנת בטלפוניה עננית המאפשרת ניהול מרכזייה משוכלל למוקדים השונים וקבלת/הוצאת שיחות מכל מקום.
תשתית הוידאו בחברה הורחבה משמעותית. נרכשו מצלמות ייעודיות משוכללות לכל חדרי הישיבות והחדרי המנהלים בחברה.
שדרוג חווית הניקיון: הוגדר תהליך יומי שבו המנקים מסמנים באמצעות קרטון ייעודי, את העמדות שניקתה.
הפרויקט בוצע בשלב הראשוני במשרדי הסניף בתל אביב אך מתוכנן להמשיך לשאר הסניפים של החברה ברחבי הארץ.
"גמישות עבודה היא צורך בעולם העבודה החדש"
דגן הלוי מנכ"ל אלעד מערכות: "ההחלטה התקבלה בעקבות דרישת העובדים לגמישות בעבודה והצורך של החברה בהגדלת מקומות הישיבה בעקבות צמיחה וגיוס עובדים חדשים. גמישות עבודה בית משרד היא הצורך של עולם העבודה החדש.
אלעד מערכות היא מובילה בשוק המחשוב הישראלי כבר מעל ל-40 שנה ובזכות יכולותיה להגיב במהירות לקצב השינויים ולהתפתח עימם. שיטת הכיסא החם מאפשרת לעובדים את הגמישות אליה התרגלו בתקופת הקורונה ומספקת לנו אפשרות לניצול טוב יותר של שטחי המשרד".
אלעד היא חברת Customer Engagement ומספקת פתרונות מקיפים לניהול חווית לקוח. הקבוצה פועלת בשלושה תחומים עיקריים: דיגיטל וקומרס, CRM ו-DATA.