תשכחו ממה שהכרתם: כך צריך להיראות משרד בעידן של היום

אם יצא לכם להסתובב במשרד ולגלות עמדות עבודה ריקות, וביום אחר לחפש מקום פנוי לשבת - אתם לא לבד. התופעה הזו הפכה בשנים האחרונות לנפוצה כמעט בכל ארגון, והיא משקפת שינוי עמוק בהרגלי העבודה. המשרד, כפי שהכרנו אותו, כבר לא מתאים למציאות ההיברידית החדשה. "העבודה ההיברידית יצרה פער בין איך שהמשרד תוכנן בעבר לבין האופן שבו באמת משתמשים בו היום", אומרת עינבל נמיר, דירקטורית מנהלת בפירמת הייעוץ Deloitte ומובילת פרקטיקת סביבת העבודה העתידית. "המשרד העתידי כבר לא נמדד בכמות הכיסאות - אלא ביכולת שלו לייצר ערך לארגון ולעובדים".

המעבר לעבודה היברידית, יחד עם גמישות בהעסקה וכניסת פתרונות AI, יצר אי ודאות בתכנון כוח האדם ובניהול שטחי המשרד. לפי נתוני CBRE משנת 2024, שיעור ניצול המשרד בפועל עדיין עומד על פחות מ־40% - נתון שממחיש עד כמה משרדים רבים פשוט לא מותאמים למציאות. "ארגונים מוצאים את עצמם עם שטח גדול מדי שלא מנוצל, או לחלופין עם מחסור במקומות ישיבה בימים מסוימים", מסבירה נמיר. "זה מתבטא גם בנסיעות מיותרות למשרד, גם בעלויות תפעול גבוהות, ובעיקר בפגיעה בחוויית העובד".

לתמונה הזו מצטרפים אתגרים נוספים: הגעה למשרד כדי לקיים פגישות בזום, תפוסה לא מאוזנת בין ימי השבוע, וקושי אמיתי לייצר תחושת שייכות ומעורבות בעידן שבו עובדים רבים נמצאים בבית. בארץ ובעולם, ארגונים מובילים כבר מחשבים מסלול מחדש.

• ייעול שטחי המשרד ותכנון חכם שממקסם כל מטר
• מעבר להושבה גמישה (Hoteling) במקום עמדות קבועות
• ביזור גיאוגרפי או מעבר למשרדים קטנים וקרובים יותר לעובדים
• עיצוב שמעודד עבודה משותפת, יצירתיות ומפגש אנושי

אחד השינויים הבולטים הוא חלוקת השטח בתוך המשרד. שטחי עבודה שיתופיים - חדרי ישיבות, טרקלינים ואזורים לאירועים והכשרות - תופסים כיום כ־20% משטח המשרד, לעומת 14% בלבד לפני כמה שנים. במקביל, השטח האישי הצטמצם משמעותית. "למעשה, המשרד הופך ממקום של עבודה אינדיבידואלית למרחב שמאפשר חיבור, למידה ושיתופי פעולה", אומרת נמיר. "זה שינוי תפיסתי - לא רק אדריכלי".

לדברי מרינה בליאק, מנהלת בכירה ומובילת קו שירות עתיד המשרדים ב-Deloitte, הטעות הנפוצה היא להתייחס למשרד העתידי כאל פרויקט עיצובי. בפועל, מדובר במהלך אסטרטגי רחב, שמשלב אנשים, טכנולוגיה ונדל"ן. "תכנון נכון של סביבת העבודה יכול להוביל לחיסכון משמעותי ולשיפור הביצועים של נכסי המשרד בעשרות אחוזים", היא אומרת. לפי נתוני Deloitte שינויים כאלה הובילו לשיפור של 20-50% בביצועי נכסי משרד, ולחיסכון של מיליוני שקלים בשנה בארגונים שביצעו התאמה חכמה.

אבל לא רק הכסף קובע. היתרונות של משרד עתידי אינם נחלת צד אחד בלבד - מדובר באינטרס משותף של הארגון והעובדים גם יחד. לארגון, סביבה מעוצבת וחכמה מחזקת את התדמית כגוף מתקדם, מאפשרת גמישות בצמיחה, ומושכת טאלנטים שמחפשים חוויית עבודה איכותית ומשמעותית. במקביל, העובדים נהנים מהעבודה במודל היברידי אשר מוכח כמועדף על רובם, משרד מותאם שמעניק להם חופש לבחור היכן ואיך לעבוד, לצד סביבת עבודה שנותנת מענה לצרכים משתנים - בין אם לשיתוף פעולה, למפגש אנושי, או למיקוד ושקט.

כשיוצרים סנכרון נכון בין צרכי הארגון לשאיפות העובדים, כולם מרוויחים -האפקטיביות עולה, תחושת השייכות מתחזקת, והיום-יום הופך למהנה ומספק יותר. בסופו של דבר, משרד מעורר השראה הוא כזה שמגשר בין עולמות - ומאפשר צמיחה אמיתית לארגון ולאנשים בתוכו.

המעבר למשרד עתידי דורש תהליך אפיון מעמיק: הבנת האסטרטגיה העסקית, קביעת מדיניות היברידית לטווח ארוך, התאמת פתרונות לסוגי עובדים שונים, תכנון חלוקת השטח וחיבור הדוק בין טכנולוגיה לאנשים. "זה תהליך מורכב שמשפיע על הזהות הארגונית כולה", מסכמת נמיר, "וכשעושים אותו נכון, המשרד הופך ליתרון תחרותי אמיתי - כזה שמשרת את הארגון גם היום וגם בעתיד".