חשבי שכר עברו להתייעץ גם עם כלי בינה מלאכותית לא מוגנים ולהעלות אליהם תלושי שכר, במקום להשתמש בפלטפורמות המסורתיות או במערכות מוגנות - כלומר כלים בגרסה ארגונית שאינם מאמנים מודלים על המידע ופועלים תחת בקרת הארגון.
על פי סקר של חברת עוקץ מערכות, 85% מחשבי השכר העלו בשנה האחרונה תלוש שכר למערכת AI כדי לקבל מענה לסוגיה מקצועית. המגמה באה על חשבון אפיקי ההיוועצות הקודמים: לפני עידן הבינה המלאכותית התייעצו החשבים בעיקר בקבוצות פייסבוק מקצועיות, אך מבדיקת החברה בארבע קבוצות מרכזיות בתחום עולה ירידה של כ־45% בפעילות בהן.
המהפכה של הבינה המלאכותית בחשבות השכר באה לידי ביטוי דווקא בשלב שקודם לחישוב עצמו. בתחילת כל חודש מגיעים מהלקוחות נתוני נוכחות, עמלות, שווי רכב והחזרי הוצאות בקובצי אקסל, מיילים ומערכות שונות, ועד כה נדרשו ליקוט והקלדה ידניים של כל נתון.
כיום, באמצעות הנחיה מנוסחת היטב, כלי בינה מלאכותית מאחדים את כל המקורות לטבלה אחת שנקלטת ישירות בתוכנת השכר, ואף מתחקרים חריגות בעצמם: משווים בין חודשים, מזהים קפיצות וירידות ומסמנים את הגורם, בלי שהחשב ינבור במספרים. התוצאה: פחות טעויות, עומס שמתפזר לאורך החודש במקום להתרכז בימי הפקת התלושים, וחשב שמתפנה מעבודת הקלדה לבקרה אמיתית ולשיקול דעת מקצועי.
עם זאת, קיים הבדל קריטי באופן יישום הכלים: בעוד שההתייעלות הארגונית נשענת על סוכני AI ייעודיים ומוגנים, נתוני הסקר חושפים כי חשבי שכר רבים העלו במהלך השנה האחרונה תלושים דווקא למערכות בינה מלאכותית רגילות וציבוריות - פעולה בעייתית מאוד, המייצרת סיכון משמעותי. העלאת תלושי שכר למערכות בינה מלאכותית דוגמת ChatGPT מוציאה את המסמך ממערכות הארגון ישירות לשרתי חברות מסחריות זרות ולקבלני משנה ברחבי העולם. בחשבונות פרטיים, ברירת המחדל אף מאפשרת שימוש בתוכן לאימון מודלים עתידיים, אלא אם המשתמש חסם זאת מפורשות.
מרגע ההזנה נחשף הארגון למסלולי סיכון: החל מגניבת פרטי התחברות החושפת את היסטוריית השיחות, דרך באגים אצל הספק (כמו התקלה מ‑2023 שבה נחשפו כותרות שיחות ופרטי חיוב חלקיים), ועד לשינון ופליטה של נתוני אימון אישיים על ידי המודל עצמו. מידע רגיש על שכר, מעסיק, עיקולים וקרנות פנסיה עלול להפוך לנשק בידי תוקפים לטובת פישינג ממוקד - שיטה מתועדת לגניבת משכורות באמצעות שינוי פרטי חשבון בנק.
התנהלות זו מהווה גם עבירה ברורה על החוק: תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות מגדיר נתוני שכר כמידע בעל רגישות מיוחדת המחייב אבטחה מוגברת. סעיף 16 לחוק אוסר על גילוי מידע שלא לצורך עבודה וקובע עונש של עד חמש שנות מאסר, בעוד סעיף 17 מטיל אחריות אישית לאבטחת המידע. בנוסף, חסר ההסכם המוקדם הנדרש מול הגורם החיצוני לפי תקנה 15 לתקנות אבטחת מידע - תנאי שספקיות ה‑AI הצרכניות אינן מקיימות. לאור הנחיית הרשות להגנת הפרטיות מ‑2025, המחייבת הסכמה מדעת לעיבוד מידע אישי בבינה מלאכותית, השורה התחתונה פשוטה: השימוש בכלים אלו מותר, אך חל איסור מעשי להזין אליהם מידע מזהה מתלושי שכר.
לדברי חיים מולכו, מנכ"ל משותף של חברת עוקץ מערכות: "הבינה המלאכותית כבר מחוללת מהפכה בחשבות השכר. זה לא עוד פיצ'ר, זה שינוי מהותי באופן שבו חשבים עובדים. אבל מי שרוצה לממש את הפוטנציאל בלי להתנגש בחוקי הגנת הפרטיות חייב ללמוד ולקבל הכוונה ייעודית, וזה מה שהוביל אותנו להקים קורס בנושא. הסיכון כפול: חשיפה משפטית בגלל שימוש לא חוקי בבינה, ועבודה משובשת שלה אצל מי שמפעיל כלי גנרי בלי להתאים אותו. הוראות החוק וצווי ההרחבה כבר מקודדים במערכות השכר, אבל סביבת העבודה של כל משרד ייחודית: הקבצים מהלקוחות, מבנה האקסלים, פורמט הקליטה ובדיקות הסגירה. כלי שלא לימדו אותו את כל אלה ייצר תוצרים שלא ייקלטו נכון, והחשב יגלה את הבעיה מאוחר מדי".