עשרת הדיברות של ה-ERPII

מאת עמית בן נון

שווקים תחרותיים מאוד, גלובליזציה של שווקים, צרכנים מפונקים ומתוחכמים ומגמת ירידה מתמדת של מחירי המוצרים הריאליים, מאלצים ארגונים לנהל מלחמת הישרדות על נתחי השוק המסורתיים שלהם.

מצב זה מחייב את הארגונים להתייעל בכל התחומים. עד כה התמקדה ההתייעלות בחצר האחורית של הארגון ובשיפור ניצולת המשאבים הפנימית והקשר עם גורמים חיצוניים.

כיום ההתמקדות היא בייעול ובשיפור המערכת בכללותה, קרי אינטגרציה טובה יותר בין הארגון לגורמים החיצוניים הקשורים אליו כדוגמת לקוחות, ספקים ושותפים וראייה כוללת של שרשרת האספקה. חיזוק האינטגרציה בין כל מערכות המחשוב של גורמים אלו מעניק את היתרון העסקי של הארגון מול מתחריו.

הקונספט של מערכות ה-ERPII מאפשר כיום לארגונים להיערך למצב החדש, כלומר הקמת מערכת מידע אינטגרטיווית, שמאפשרת זרימת מידע וביצוע טרנזקציות בין כל השותפים בפעילות העסקית של הארגון.

כדי לממש את המודל נדרשת אינטגרציה טובה בין סוגים שונים של מערכות מידע ותשתיות כדוגמת ERP ,CRM ,CTI ועוד. יש לתת דגש על עיצוב ארכיטקטורת פיתרון, שכוללת תשתית טכנולוגית מתאימה (קרי בחירת אפליקציות, סביבת חומרה, בסיסי הנתונים, אחסון וכו').

בנוסף יש לעשות שימוש בכלים אפליקטיוויים המאפשרים קישוריות טובה יותר בין האפליקציות השונות - תחום בו הושגה התקדמות רבה בתקופה האחרונה. כלים אלו הנקראים כלי תווכה (Enterprise Integration Applications) והם מאפשרים בניית פלטפורמה שבאמצעותה מתאפשרת אינטגרציה טובה מכוונת ויציבה במהירות וביעילות בין המערכות ובסיסי הנתונים השונים בתוך הארגון ומחוצה לו.

במאמר שלפניכם מובאים מספר טיפים שיסייעו לחברות ששוקלות ליישם מערכת כזו.

Keep It Simple

השתדל להתמקד בעיקר, כתוב בעצמך טיוטה קצרה של מסמך הגדרת דרישות (RFP) ובמידת הצורך הסתייע ביועץ מנוסה לכתיבת מסמך זה. המסמך צריך להיות קצר וממוקד ולא תאור של מערכת אוטופית, בלתי ניתנת למימוש ו/או יקרה מאוד לבנייה. על המסמך להתמקד בתהליכים העיקריים שעליהם מושתתת הפעילות של החברה. וותר על אופטימום מקומי לטובת אופטימום כולל.

שיתוף וחלוקת אחריות

שתף כמה שיותר גורמים בכתיבת ה-RFP כדי לשלבם ולרתום אותם למהלך כבר בשלבים המוקדמים.

מחויבות הנהלה

ודא שההנהלה הבכירה בארגון מוכנה לתת את תמיכתה המלאה לפרויקט בתחומים הבאים: הקצאת משאבים הכספיים, הקצאת משאבי כוח אדם ותמיכה טוטלית לכל אורך המהלך.

בחר חבילת תוכנה מתאימה

אל תשקיע יותר מדי זמן ומשאבים בבחירת החבילה. לאור תנאי השוק כדאי להתמקד באחד מהפתרונות המובילים שמכסים - 90%-70% מהפונקציונליות הנדרשת ומבטיחים המשכיות למוצר, תמיכה ברמה סבירה, גיור מלא של גרסאות עתידיות ולוקליזציה של המודולים הפיננסיים.

בחר בחבילה עם עושר פונקציונלי רב הכוללת את כל מרכיבי ה-ERP, קרי, פתרון לוגיסטי, ייצור, משאבי אנוש, ניהול קשרי לקוחות וניהול שרשרת האספקה גם אם בשלב הראשון אינך נדרש לממש את הכל.

החברה המיישמת

בחר בחברה מיישמת המשלבת ניסיון עשיר בהובלת פרויקטים, אמינות ומחויבות חזקה להצלחת הפרויקט. וודא שקיימת התאמת ציפיות מלאה בינך לבין הגוף המיישם.

צוות מיישם

ודא שלצוות המוצע ניסיון מוצלח ומוכח בחבילת התוכנה שנבחרה ובהובלת פרויקט ERP. התקשר ישירות לממליצים.

הסבות וממשקים

קבל החלטות מתאימות בנושא בשלבים המוקדמים של הפרויקט. בחן ברצינות שילוב של מוצר תווכה (Enterprise Application Integration) מוביל.

לאחר הזנקת המערכת

זכור שבכל פרויקט קיים שלב שני לאחר הזנקת המערכת (הדרכת משתמשי קצה, אחזור מידע, שיפורים ושינויים). לרוב דווקא בשלב זה מרוכזות רוב תשומות הפרויקט. לכן כבר בתחילת הפרויקט יש להיערך נכון לשלב השני.

משא ומתן וסגירת חוזה

התמקד במשא ומתן הכספי ותנאי ההתקשרות. בחן מספר חלופות התקשרות (פריסת תשלומים, מיקור חוץ, Hosting, תמחור קבוע, תמחור לפי זמן וחומר, שילוב בין החלופות ועוד).

במהלך המשא ומתן נסה לזהות עד כמה לחברה המיישמת חשוב להצליח בפרויקט, איזו חשיבות היא מייחסת לפרויקט, זהה את המנטליות של החברה המיישמת ואת אופי הנפשות הפועלות. נסה להשיג את המחירים הטובים ביותר מספקי התוכנה, החומרה והגוף המיישם ואולם שאף ליצור מצב של Win-Win.

פרויקט ERP הוא מהלך ארגוני כולל, בו מתפתחת תלות מסוימת בין הגוף המיישם ללקוח. חשוב שכל הספקים יצאו בהרגשה טובה והוגנת מתהליך המשא ומתן. דבר זה יבטיח תמיכה מלאה ועזרה גם במישור הלא פורמלי, שלפעמים חשוב יותר מהחוזה עצמו. תמיכה זו תבוא ידי ביטוי ברגעים הקריטיים של הפרויקט ועשויה להיות גורם מכריע בהצלחת הפרויקט.

עמית בן נון הינו מנהל תחום ERP ביעל תוכנה ומערכות.