להישמר מהעובדים: כך תוכלו למנוע הונאות בעסק שלכם

נהלת החשבונות באחת מחברות התקשורת המוכרות בארץ נהגה להגיע מדי יום לעבודתה עם ג'יפ השטח היוקרתי שרכשה מדגםAudi Q5 ו ולבצע באופן שוטף רכישות שבועיות של מותגי אופנה מובילים ויקרים. לחברותיה במשרד, שתהו לפשר גובה ההוצאות ממי שמרוויחה שכר ממוצע, נהגה לספר שזכתה בירושה גדולה. אולם, התשובה האמיתית התקבלה חודש לאחר מכן, בשלהי מרץ 2014, כאשר נחשפה ההונאה הגדולה שביצעה אותה עובדת בכספי החברה.

בכתב האישום נגדה תואר כי במשך השנים נהגה העובדת להפקיד צ'קים ולבצע העברות בנקאיות מחשבון החברה לטובת חשבונות בנק פיקטיביים שפתחה תחת מספר שמות בדויים ומשם למשוך את הכסף לחשבונה האישי. בסך הכול הצליחה מנהלת החשבונות לגנוב 24 מיליון שקל במהלך 14 השנים בהן הועסקה בחברה. לפני כשנתיים נגזרו עליה 7 שנות מאסר וקנס כספי של 7,000 שקל.

לא מדובר במקרה יחיד. אמנם חברות פרטיות רבות מעדיפות שלא להוציא את הכביסה המלוכלכת החוצה ונמנעות מלפרסם מקרים דומים, אך המצב בשטח מראה שהונאות פנימיות שמבוצעות על ידי עובדי חברה, חוצות מגזרים עסקיים ונמצאות בהיקף זה או אחר כמעט בכל חברה קמעונאית או לוגיסטית.

לקריאה נוספת:
עוגייה מזבובים והדפסה על לחם: הצצה לחידושי ההייטק בעולם המזון
הערכות: האקזיט של פרוטרום יניב למדינה כרבע מיליארד דולר
חוק הספאם יורחב: לא ניתן "לפתות" צרכנים לשיחה חוזרת

אחת לכמה זמן אף מגיע לתקשורת סיפור זהה, כמו למשל של גזברית באחת מהאוניברסיטאות בארץ, שהורשעה בגניבת 4.6 מיליון שקל באמצעות גניבת המחאות, סמנכ"ל בית השקעות מקומי שהורשע במעילה בהיקף של 123 מיליון שקל, עובד חברת תיירות שמעל ביותר ממיליון שקל ועוד. רובנו גם ודאי זוכרים שבשנת 2002 נשלחה בנקאית הבנק למסחר אתי אלון ל-17 שנות מאסר בגין גניבת 250 מיליון שקל, מעשה שהוביל להתמוטטות הבנק ופגיעה בבנק ישראל שנאלץ לספוג את ההפסדים ולשלם ללקוחות הבנק.

חברת המידע העסקי CofaceBdi פרסמה לאחרונה כי הנזק המוערך מגילויי הונאה בקרב עובדים ב- 500 מהחברות המובילות בישראל, מסתכם בפגיעה של כ?2%-3% מהמחזור השנתי. האחוז המזערי לכאורה מגלם למעשה הפסדים של מאות אלפי ואף מיליוני שקלים בשנה. גם בארה"ב המצב לא מזהיר, ולאחרונה פרסמה אוניברסיטת פלורידה, בשיתוף עם NRF, national retail federation, סקר שמציג את ההפסדים הכספיים שנגרמים לעסקים המובילים בארה"ב בין היתר בשל הונאות עובדים. בסקר נמצא כי ממוצע ההפסד השנתי לעסקים בשנת 2017 עמד על 1.44% בממוצע, שהם 48.9 מיליארד דולר. ב-2016 עמד המספר על 1.38% בשנה. עוד פורסם בסקר כי גניבה ממוצעת של עובד עומדת על 1922.8 דולר.

נתונים אלו, וכן אותם מקרים רבים, מעלים את השאלה כיצד ניתן לגלות עובד שמועל בכספי החברה בזמן עבודתו, והאם ניתן בכלל לעצור אותו מבעוד מועד? מומחים מתחום התעסוקה טוענים כי בעזרת הכנה מקדימה והיערכות נכונה, ניתן למזער נזקים ואף למנוע לחלוטין את ההפסדים הכספיים הנובעים מהתופעה.

שימוש נכון בתהליכי בקרה ופיקוח על נתיבי הסחורה והכסף יכול לצמצם משמעותית ואף למנוע לחלוטין גניבות של עובדים וספקים. כל בעל חברה חייב לוודא שבתוך החברה מתבצעת בקרה חיצונית, בלתי תלויה ובאופן שוטף על כל אחד מהשלבים בתהליכים אלה. כמו כן, יש להקפיד על הצבת נהלים ידועים וברורים היטב לכל עובד בתחום העיסוק שלו, וכן לאכוף את מעקב העובדים באופן שוטף אחרי הנהלים והיותם מודעים לתחום אחריותם.

בנוסף, מקומות עבודה רבים נוהגים לבצע ביקורות פתע בתוך הארגון שהאפקט שהן משאירות אחריהן הוא פסיכולוגי והרתעתי. כך למשל, ביצוע ספירת קופה במהלך יום עבודה, גורם לעובדים להבין שבכל רגע נתון עלולה להתבצע ביקורת כזו. גם ביקורות של לקוחות סמויים במקום העובדה באיתור מצבים בזמן אמת, עשויה להיות מהלך זול ויעיל, שעלול לשפר באופן ניכר את הסיכוי למעשי הונאה סביב הקופה הרושמת.

כדאי גם לערוך בדיקות רקע של עובדים טרם העסקתם בחברה. קיבלתם סמנכ"ל כספים חדש? אל תהססו להרים טלפון למעסיק הקודם ולברר את נסיבות עזיבתו. מהלך כזה הוא פשוט ומקובל ועלול לחסוך מכם מפח נפש אדיר. עריכת מבחני אמינות, פוליגרף וניתוח אישיותי עשויים גם הם לסייע.

מנהלים רבים מרגישים ש"להם זה לא יקרה" - שהם בשליטה מלאה ויודעים לפרטי פרטים מה קורה בחברה שלהם. תפישה זו בדרך כלל מגיעה עם מי שרואה בהוצאות הכספיות על פעולות לביטחון שוטף וייעוץ מותאם אישית בתחום מניעת אובדן הוצאה שצריכה להיכנס לשורת ההפסד, במקום אמצעי ישיר ואף הכרחי להגדלת שורת הרווח. בנוסף, עליכם לדאוג שבכל עסק יהיו בין 2-3 עובדים בדרגה גבוהה שיהיו מורשים על מתן אישור לכל תנועה גדולה של סחורה או כסף שיוצא אל מחוץ לחנות.

כולנו רוצים עובדים אמינים, יציבים שאפשר לסמוך עליהם ומרבית האנשים אכן כאלה. יחד עם זאת, מספיק עובד אחד כדי לגרום לחברה נזק בלתי נתפש. עליכם לוודא שבחברה שלכם ישנם תהליכי בקרה יסודיים, יציבים ועקביים על נתיבי הכסף והסחורה. המצב בשטח מוכיח פעם אחר פעם שבעזרת הטמעה נכונה במקום העבודה ושיטת עבודה מסודרת, אפשר לצמצם את המקרים, והכי חשוב - לשמור על הרווחים של החברה גם שנים קדימה.

הכותב הוא מנכ"ל חברת "קרת" העוסקת במתן לווי צמוד ומקצועי לארגונים על מנת למנוע אובדן עסקי