אם היינו צריכים לדמות את המצב שבו נמצאים עסקים וארגונים כרגע, הוא ככל הנראה היה כמו לנהוג ברכב במסלול מכשולים. ההגה אמנם אצלנו בידיים, אבל תנאי הדרך קשים, משתנים במהירות, ואם זה לא מספיק - גם מוסיפים לנו באמפרים תוך כדי נסיעה. אנחנו חייבים להמשיך לנהוג בזהירות כדי להגיע אל היעד, אבל איך אוחזים בהגה ומצליחים להנהיג את העסק כשהכול סביבנו כל כך לא צפוי?
השאלה הראשונה שכל עסק צריך לשאול את עצמו כרגע היא מהי המדיניות שלו לתקופה הקרובה. האם הוא רוצה להמשיך ולמכור שירותים ומוצרים למרות המגבלות, או שדווקא לעצור פעילות, לבחון את המצב ולעשות רק פעולות משמרות הכרחיות. מי שרוצה להמשיך ולמכור - ואולי אפילו לגדול - חייב להסתכל פנימה על המוצר או השירות ולעשות להם התאמה לצרכים החדשים של הציבור. במקביל להסתכלות על המוצר והלקוחות, חייבים להישיר מבט אל העובדים ואל פנים העסק. איך עושים את זה? איריס יגר, מנהלת תחום המשכיות עסקית בחברת Matrix Consulting, נותנת חמש עצות שיעזרו לכל עסק לצלוח את המשבר ולהסתכל קדימה:
1. שמרו על שגרה
המציאות סביבנו משתנה בקצב מהיר, כשרוב ההחלטות מתקבלות על ידי הממשלה ונוחתות על ההנהלות ובעלי העסקים באופן בלתי צפוי. בתוך אי-הוודאות הזו צריך לדעת לנהל שגרה, כי היא מייצרת יציבות ומסגרת. ישנם 2 עוגנים שמאפשרים להנהלה ולעובדים לנהל סדר יום:
הגדרת תפקידים - מי עושה מה בעסק. לא בהכרח מי שעשה פעולה מסוימת בשוטף, עושה אותה גם בימים האלו, ולהיפך. ההגדרה הזו חשובה כי היא מייצרת קרקע בטוחה ומבנה ארגוני ברור.
לוחות זמנים - השגרה צריכה להתבטא גם בלוח זמנים קבוע ומוגדר שאין בו "הנחות" - כולם פועלים על פיו ומקיימים פגישות בזמן, אפילו אם הן און-ליין.
2. זהו את השינוי ואת האופן שבו הוא משפיע על פעילות העסק
בעוד שבדרך כלל ההנהלה היא זו שמקבלת את ההחלטות עבור החברה, במציאות הנוכחית חלק גדול מההחלטות לא נמצא בידיים שלנו ומוכתב לעסק מבחוץ. מסיבה זו קשה לזהות את השינויים, ולא באמת יודעים בזמן אמת איך הם משפיעים על העסק, על הלקוחות ועל הספקים. זה הזמן להבין האם המוצר או השירות שלכם רלוונטי לאור השינוי שחל, ולזכור שגם אופן הצריכה של הציבור משתנה בימים אלה. בהנחה שעסקים רוצים להמשיך לעבוד, לייצר ואפילו להגדיל את יכולותיהם בתוך המשבר הזה, הם צריכים לבחון מה הם מוכרים וכיצד הם ממירים את המוצר. חשבו האם אפשר להסב את הייצור למוצר אחר שנדרש כעת, או האם תוכלו לשנות את ההנגשה ללקוחות ולהביא אליהם את המוצר או השירות בדרך אחרת. חשוב להבין שביום שאחרי הקורונה, הרגלי הצריכה החדשים של הציבור עשויים להישאר, ולכן האדפטציה לא תהיה בהכרח זמנית, אלא עשויה לשרת את העסק לאורך זמן.
3. קבלו החלטות מהירות ועבדו במבנה "רזה"
אחד הדברים המורכבים ביותר בתרחיש שאנו נמצאים בו היום הוא קצב השתנות מאוד מהיר, גם בתוך העסק פנימה וגם מחוצה לו, המחייב קבלת החלטות מהירה. ההמלצה היא לעבוד ב"מבנים רזים": הנהלות מצומצמות וצוותים קטנים של מנהלים שמוסמכים לקבל החלטות. יש להפחית מצבים של ריבוי דעות בזמן שהמציאות הדינמית ממשיכה להשתנות, ולהבין שככל שהמבנה יותר רזה, כך מצליחים לקבל החלטות יותר מהירות. אם דרושה חשיבה מעמיקה בנושא מסוים, מגדירים צוות של 2-3 עובדים שמגבשים פתרון או חלופות לפתרון ומביאים את ההחלטה להנהלה. ההתכנסויות צריכות להיות קצרות ומאוד אפקטיביות, ולכן כאשר רוצים לשתף את כל העובדים או לעדכן אותם, אפשר להעביר מסר מההנהלה הבכירה לדרג הביניים ולעובדים בדרכים שונות, ולאו דווקא בישיבות מרובות משתתפים.
4. שמרו על ההון האנושי
ההון האנושי הוא הד.נ.א. של כל חברה, וקבלת החלטות בנוגע לצמצום כוח אדם היא אף פעם לא פשוטה. אבל כאשר מתנהלים בשקיפות, העובדים מאמינים למסר שמגיע מההנהלה, שעשתה הכל כדי להשאיר אותם, אך לא היתה לה ברירה. ביום שאחרי, אגב, לא בטוח שהעובדים ירצו לחזור. הכדור יהיה בידיים שלהם וחלקם אולי לא ישובו לאותו העסק, בין אם בשל תחושת הפגיעה על כך שהוציאו אותם לחל"ת ובין אם בשל "חישוב מסלול מחדש" שהעובדים עשו בעת שישבו בבית עם שפע של זמן לחשוב לעומק על עתידם המקצועי.
בתי העסק, מצדם, צריכים להמשיך ולטפל בהון האנושי שלהם גם בזמן המשבר: לסייע לעובדים בהשמה זמנית אלטרנטיבית. אנשים, באופן טבעי, מעוניינים להמשיך לעבוד, לפרנס ולהרגיש משמעותיים, וישנם עסקים שכן מחפשים עובדים בעת הזו, כמו רשתות המזון והקמעונאות, לשמור על קשר עם העובדים. להמשיך לדבר איתם כאשר הם בבית, לבדוק מה הם צריכים בימים אלה ולתת להם תחושת שייכות לעסק, לסייע לעובדים במיצוי זכויותיהם. מאות אלפי עובדים נשלחו לביתם ומתמודדים עם מידע חסר, ולא בטוח שכולם מבינים עד הסוף מי זכאי למה וכמה. החברה צריכה להשקיע מאמץ ומשאבים כדי לסייע להם בהבנת ומיצוי זכויותיהם.
בנוסף, יש לשמור על מורל חברתי בתוך העסק. הרימו כוסית לפסח און-ליין, שלחו מסרים מרגיעים מההנהלה והשקיעו בשמירה על שגרה, תחושת שייכות וקשר עם העובדים, למרות התנאים המגבילים.
לשמור גם על הספקים. הם אמנם לא עובדי חברה, אבל צריך לדעת לשמור גם על הספקים שנותנים שירותים ביום-יום, כי גם הם יכולים למצוא לעצמם בית חדש בימי המשבר הנוכחי, ולא לשוב לעבוד עם העסק.
5. עשו שיתופי פעולה
בגלל קצב ההשתנות המהיר, לא נכון לעסק להשקיע הרבה אנרגיה ומשאבים בהסבה ובפיתוח מוצרים ושירותים שייקחו הרבה זמן ואולי יהיו זמניים בלבד. שיתוף פעולה עם אנשי מקצוע שיכולים להוציא לפועל במהירות מוצרים משלימים ורעיונות שיווקיים הוא כלי חשוב, במיוחד בתקופה הזו. ישנם הרבה גופים במשק שזו המומחיות שלהם, שיש להם את הפלטפורמה המתאימה וככל הנראה ישמחו לחבור לעסקים אחרים לטובת פיתוח אפליקציות וסרטונים, הגדלת ערוצי שיווק ושיתופי פעולה עם בלוגרים, יוצרים ומפעילים שיביאו את הרעיונות והמוצרים יותר מהר לציבור הלקוחות. אל תחששו מתחרות, שיתופי פעולה מייצרים גידול ומספקים מוצר איכותי יותר.
איריס יגר היא מנהלת תחום המשכיות עסקית בחברת Matrix Consulting