המעסיקים נערכים, העובדים חוששים: מה צריך לדעת לפני שיחות חתך בעבודה?

סוף השנה מגיע גם למקומות העבודה, ומביא עמו נושא אחד רגיש במיוחד: שיחות חתך. עובדים כמו גם מעסיקים נערכים לשיחות החתך בשאיפה להעמיד דברים על דיוקם, לאוורר מתחים שהצטברו ולעתים גם להתייחס לסוגיות משפטיות. כדי להבין את ההשלכות, עורכות דין לדיני עבודה מסבירות מהי הדרך הנכונה שתסייע לכם, עובדים ומעסיקים כאחד, להימנע מחיכוכים מיותרים.

"בית הדין הארצי לעבודה דן בשאלת הקלטת שיחות בין עובד למעסיק וקבע כי יש לערוך הבחנה בין מצב שבו עובד מקליט שיחות באופן שיטתי, ללא סיבה מוצדקת וכדי לאסוף ראיות שיהיו באמתחתו במידת הצורך, לעומת מצב שבו עובד או מועמד לעבודה מקליט שיחות כדי להוכיח טענות לפגיעה שלא כדין, ובעיקר כשמדובר בטענות קשות להוכחה כגון אפליה או חשיפת התנהלות בלתי תקינה במקום העבודה", מסבירה עו"ד עינת כרמי-ברק, שותפה וראש מחלקת דיני עבודה במשרד עמית, פולק, מטלון ושות'.

לדבריה, "בית הדין קבע כי במקרה הראשון, הקלטה עלולה להוות פגיעה בבסיס האמון שביחסי עבודה, ואילו במקרה השני עצם ההקלטה לא תיחשב מעשה פסול משום שלא ניתן להתעלם מכך שקיימים מקרים בהם ללא הקלטת המעסיק, עמיתים לעבודה או גורמים אחרים - עובד לא יוכל לעמוד בנטל ההוכחה של טענותיו. כלומר, הקלטת שיחה תיבחן לפי נסיבות המקרה והאם בוצעה בתום לב.

"בכל מקרה", אומרת עו"ד כרמי-ברק, "אין מניעה להקליט שיחות חתך, בעיקר כאשר שני הצדדים יודעים על כך. בהנחה שאחד הצדדים אינו יודע על ההקלטה, אין איסור להקליט ואין מדובר בהאזנת סתר, אולם השימוש בהקלטה לצורך משפטי ייבחן בהתאם לשאלה אם הקלטה זו נעשתה בתום לב".

עו"ד כרמי-ברק אומרת כי "שיחת הערכה שנתית כשלעצמה אינה מהווה עילה ישירה ובלעדית לפיטורים. אם קדמו לשיחה השנתית שיחות קודמות, משובים או הבעת חוסר שביעות רצון מעבודתו של העובד, ואם ניתן לעובד זמן מספק להשתפר - ניתן להשתמש בתוכנה של שיחה זו כעילה לזימון לשימוע בשל חוסר שביעות רצון".

עו"ד כרמי-ברק: "נקבע בפסיקה שמעסיק אשר הוכח כי שלל מעובד בונוס בשל שירות מילואים ולבסוף פיטר אותו - פעל באופן מפלה ופסול. עם זאת, לטעמנו, אם תשלום הבונוס הוא תלוי ביצועים והעילה לשלול אותו היא אותנטית ומקצועית, או כאשר מדובר בתשלום מיוחד הנתון לשיקול דעת המעסיק ותלוי בעמידה ביעדים ספציפיים - ניתן לשלול מעובד ששירת במילואים תשלום כזה".

"עם זאת", היא מסייעת, "נטל ההוכחה על המעסיק יהיה גבוה, ועליו להוכיח כי אין קשר בין המילואים ובין שלילת הבונוס. יש לציין כי השנתיים האחרונות הביאו עימן שינויים רבים בנושא המילואים, ויש להניח כי עוד תהיה פסיקה ענפה בנושא זה בשנים הקרובות".

עו"ד לימור ארגוב-שנהב, שותפה ומנהלת מחלקת דיני עבודה והגנת הפרטיות במשרד וקסלר ברגמן ושות', אומרת כי "מותר וצריך לקיים בשיחת הערכה דיון מקצועי אמיתי, גם כאשר העובד או העובדת מצויים בהורות צעירה, בטיפולי פוריות או מתמודדים עם מוגבלות. הדין אינו מונע ביקורת מקצועית, והוא בוודאי אינו פוטר עובד מהצורך לעמוד בציפיות התפקיד. האיסור הוא על התייחסות למאפיין האישי עצמו, כלומר, אסור לבקר או לשפוט את העובד על עצם ההורות, הגיל או המצב הרפואי, אך מותר ורצוי להציג פערים מקצועיים שאינם קשורים לנסיבותיו האישיות של העובד.

אם הפגיעה היא בהיעדרויות שמוגנות בחוק, אין מקום לייחס אותן לעובד, אך אם קיימים פערים מקצועיים שאינם נובעים מעצם המאפיין המוגן, ניתן וראוי להעלותם. כך נשמר האיזון בין הימנעות מהפליה לבין הצורך לנהל שיחה עניינית על תפקוד מקצועי".

עו"ד ארגוב-שנהב מסבירה כי מותר להעריך ביצועים של עובד או עובדת גם בתקופה שבה הם יצאו לחופשת לידה, אך יש להבחין בין הערכה מקצועית לגיטימית לבין ייחוס של ירידה הנובעת מעצם ההיעדרות המוגנת בחוק. היעדרות בשל יציאה לחופשת לידה או כל חלופה מוגנת אינה יכולה להיחשב ככשל מקצועי, ולכן אין להפוך את עצם ההיעדרות ל"ירידה בביצועים". יחד עם זאת, מותר ואף חשוב לבחון את ביצועי העובד בתקופות שבהן עבד בפועל, ולהציג בפניו הערכה מקצועית מלאה המבוססת על אותן תקופות. אם קיימות נקודות לשיפור שאינן קשורות להיעדרות עצמה, ניתן וראוי להעלותן בשיחה".

ארגון רשאי להשתמש בכלי בינה מלאכותית בהערכת עובדים, אומרת עו"ד ארגוב שנהב, אך מדגישה כי עליו לעשות זאת בהתאם לדיני העבודה והפרטיות. "מאחר שהמערכות אוספות ומנתחות מידע אישי ומהוות חלק ממאגר מידע שחל לגביו חוק הגנת הפרטיות, נדרש ליידע את העובדים על השימוש בהן ולוודא שהן אינן יוצרות הטיה או תוצאה בלתי מבוססת (לדוגמה - הטיות מגדריות, אישיות או מטעמי גיל). גם כאשר נעזרים בכלי AI ההערכה לא יכולה להישען על אלגוריתם בלבד, תמיד נדרש שיקול דעת מקצועי של המנהל. כך ניתן לשלב טכנולוגיה בתהליך ההערכה תוך עמידה בדרישות החוק ושמירה על תהליך ניהול תקין.

עו"ד אורי טורקיה שלס, שותפה וראשת מחלקת דיני עבודה במשרד אפשטיין רוזנבלום מעוז ERM, אומרת כי "סוף השנה הוא הזדמנות מצוינת לעצור, לחשוב, ולבחון איפה כל אחד עומד ומה נדרש לשנה הבאה. למרות שאין חובה משפטית לקיים שיחות משוב וכל מעסיק יכול לבחור אם לעשות זאת או לא, הניסיון מלמד שהן אחד הכלים האפקטיביים ביותר לניהול תקין ולצמצום סיכונים משפטיים בעתיד".

לדבריה, "כאשר המשוב מנוהל בצורה מסודרת, כתובה ועקבית, הוא הופך למה שמעסיקים רבים מגלים בדיעבד שהיה חסר להם: תיעוד ברור שמראה שהחלטות מקצועיות התקבלו בתום לב, על בסיס קריטריונים אחידים. ארגונים שפועלים כך מתמודדים ביתר קלות עם טענות של אפליה, חוסר הוגנות או פיטורים שלא כדין, משום שהם יכולים להראות שהייתה מדיניות מקצועית ועניינית ושכלל העובדים נבחנו לפיה. במקרים מסוימים, המשוב יכול גם לשמש לצורך הצבת דרישות, שינויים או יעדים מסוימים מצד המעסיק כתנאי לדרישות של עובד ביחס להעלאת שכר או קידום.

המשוב תורם גם להוגנות בתוך הארגון. לא מעט עובדים חשים בדיעבד שפיטורים, אי-קידום או אי-קבלת עלייה בשכר "נפלו עליהם בהפתעה". שיחה שנתית שמציפה בצורה גלויה את נקודות החוזק, הקשיים, ההתקדמות והציפיות מפחיתה משמעותית את תחושת חוסר השקיפות, מחזקת את הקשר בין העובד למעסיק ויכולה להעיד על תום לב וקריטריונים מקצועיים.

האם עובד יכול לבקש לצרף אדם מהחברה או עו"ד מטעמו להשתתף בשיחה כדי לוודא ניטרליות?
עו"ד טורקיה שלס מבהירה כי "ההליך של שיחת החתך הוא משוב. זו איננ זכות של עובד וגם לא הליך משמעתי או שימוע. זו שיחה ארגונית פנימית שנועדה לייצר תיאום ציפיות ולתכנן קדימה, ולכן היא אינה כוללת השתתפות של עורך דין או נציג מטעם העובד. דווקא המסגרת הבלתי פורמלית מאפשרת שיח כנה וברור".

עו"ד טורקיה שלס: "השנה, אחרי שנתיים מורכבות במיוחד, כאשר עובדים רבים נעדרו לתקופות ממושכות בשל מילואים או נסיבות הקשורות למלחמה, חשוב לשקף זאת בהוגנות וברגישות במשוב, להכיר באתגרים שנכפו על כל הצדדים אבל לא לוותר על השיחה. להפך, זה בדיוק הזמן לתכנן קדימה ולקבוע יעדים לשנה החדשה.

בסופו של דבר, משוב סוף שנה אינו חובה אבל הוא יתרון ניהולי ומשפטי. הוא מייצר ניהול איכותי יותר, מצמצם סיכונים משפטיים, ומחזק את האמון ואת תחושת הכיוון של כל ארגון".

עו"ד ארגוב-שנהב: "הטעות הגדולה ביותר שיכול מעסיק לעשות בשיחה כזו היא הימנעות ממשוב כנה ושקוף. מנהלים רבים נוטים 'לעדן' את הביקורת שלהם, להחמיא יותר מדי או להסתיר קשיים מקצועיים ותפקודיים של העובד, ולאחר מכן משתמשים בהערכה כבסיס עתידי להחלטות קשות כגון פיטורים או הפחתת בונוס.

כשמנהלים נמנעים מלומר דברים בצורה ישירה או לא מתעדים הערות מהותיות, העובד אינו יודע מה מצופה ממנו והמעסיק נותר ללא בסיס מקצועי להחלטות עתידיות. חוסר עקביות כזה הופך שיחה שנועדה להוות כלי עבודה לשיחה שאינה משרתת איש. תיעוד מדויק ומשוב כן הם המפתח לשיחה אפקטיבית ולמערכת עבודה יציבה".

מנקודת המבט של העובדים, שיחת חתך אינה רגע פסיבי אלא הזדמנות אסטרטגית. ההיערכות מתחילה באיסוף עובדות: יעדים שנקבעו בתחילת השנה, תפוקות מדידות, פרויקטים שהובלתם, משובים שקיבלתם לאורך הדרך - וגם נסיבות חריגות כמו מילואים, עומסי עבודה או שינויי תפקיד.

מומלץ להגיע לשיחה עם רשימה מסודרת של הישגים לצד נקודות לשיפור, לא כהתנצלות אלא כהפגנת מודעות מקצועית. זה גם הזמן לנסח מראש מה אתם רוצים מהשנה הבאה: קידום, העלאה, שינוי תחומי אחריות, הכשרה או פשוט בהירות וציפיות.

בשיחה עצמה חשוב להקשיב, לשאול שאלות הבהרה, ולבקש דוגמאות קונקרטיות לביקורת - ולא להיגרר לעימות רגשי. אם עולים נושאים רגישים, מותר ואף רצוי לבקש זמן לחשוב ולהמשיך את הדיון בפגישה נוספת. שיחת חתך טובה לא נמדדת רק במה שנאמר בה, אלא במה שיוצאים ממנה: תחושת כיוון, הבנה הדדית ותיעוד ברור שישרת אתכם בהמשך הדרך - בתוך הארגון או מחוצה לו.