פתחתם עסק קטן? כך תתנהלו נכון ותרוויחו יותר

הקמה וניהול של עסק עצמאי דורשים מחשבה, למידה ותכנון. מספר העסקים שנסגר בכל שנה בישראל עולה על מספר העסקים שנפתחים, ולמרות הקשיים שמעמיסים הבנקים והמדינה, יש להודות שגם לבעלי העסקים יש אחריות לכך והשקעה ולמידה של הפרטים הכלכליים יכולה להציל עסק מקריסה כלכלית. ריכזנו כמה עצות מועילות שיעזרו לבעלי עסקים לחסוך בעלויות, לנטר ולבקר את פעילותם הפיננסית ואף למקסם רווחים.

לקריאה נוספת:
בחזרה לאקדמיה: "עובדים ב-3 עבודות במהלך התואר ולא סוגרים את החודש"
האם הביטקוין הווירטואלי נמצא בדרך להכרה רשמית?
המועדון הסגור: קווים לדמותה של היוקרה בישראל

חשוב להציב יעדים יומיים, שבועיים וחודשיים, כדי שנדע בכל רגע נתון מה מצבנו וכך נבדוק אם אנחנו עומדים בציפיית הרווח שהצבנו לנו. יש להקפיד על הוצאת דוח מדי יום ואפילו מדי כמה שעות, כדי שנבין איפה אנו עומדים ולעולם לא נירדם על המשמר.

כדי לעמוד ביעדים, כל בעל עסק חייב ללמוד איך לקרוא, אפילו בצורה שטחית, דוחות עסקיים של רווח והפסד. הדוח העסקי הוא הרכיב אשר ממנו ניתן להסיק האם העסק כדאי מבחינה כלכלית או שעדיף להפסיק את פעילותו. דוחות כספיים מראים תמונה מלאה ועדכנית של מצב העסק, אשר דרכה נוכל לחשוב על דרכים להתייעלות עסקית.

בעלי עסק רבים חשים שהצורך לכסות את הוצאות העסק מכניס אותם למתיחות בכל חודש מחדש והם חוששים שההוצאות יהיו גדולות מהרווחים. בכל עסק, תמיד יש לבדוק, איך אנו יכולים לחסוך כמה שיותר בהוצאות השוטפות שלנו. למשל שכירות - אם העסק שלכם יכול לעבוד מהבית, אפשר לחסוך לחלוטין את דמי השכירות. אם לא ניתן לעבוד מהבית אבל אפשר לתפעל את העסק מכל מיקום ולאו דווקא ממרכז העיר, שם השכירות גבוהה, עדיף למקם את המשרד, העסק או המחסן דווקא מחוץ לעיר, כך שהשכירות תופחת משמעותית.

יש להקפיד על תשלומים במועד קבוע לכלל הספקים. חובה להגדיר מורשי חתימה, שיהיו מעורבים בכל הקשור להוצאת כספים בחברה, בין אם זו הוצאה קטנה כמו חלב מהסופר או גדולה כמו רכש מספק. רצוי שמורשי החתימה יהיו סמנכ"ל הכספים ומנכ"ל או בעלי החברה בחתימה משותפת. ללא שתי חתימות, לא יתקבלו תשלומים מהחברה.

בהוצאות שוטפות קבועות, בהן יש לספק תשלום באותו הרגע, כגון: דלק, מזון למשרד וכו', ניתן להיעזר באמצעי תשלום מתועדים הניתנים להגבלה כמו התקן דלקן לכלי רכב וכרטיס אשראי, שבאמצעותם ניתן להגביל את כמות הצריכה לפי תקרת שווי כספי. ניתן לפקח על החיוב על ידי קבלת דוח חיובים ברמת פירוט גבוה.

סכומים גדולים יכולים להיחסך על ידי תיאום מס. ישנן לא מעט הוצאות שניתן להזדכות עליהן במס, אך לא תמיד בעלי העסק יודעים על איזו הוצאה ומתי. לפיכך, מומלץ לשכור את שירותיו של יועץ המס שיעשה סדר בנושא זה.

כיום, מעטים העסקים שפועלים בניהול החשבונות שלהם באמצעות רשומות ידניות/פנקסי חשבונות. רוב העסקים מנהלים את חשבונותיהם בתוכנות ניהול כספים ייעודיות, שמתעדות ומרכזות בצורה הנוחה והמקצועית ביותר את כל ההתנהלות הכספית של אותו עסק. התוכנות הללו נראות למשתמש החדש מורכבות לתפעול, אך אם תלמדו לשלוט בהן, תוכלו להיות בטוחים ששום פרט לא יחמוק מכם.

עמלות הבנקים ודמי הטיפול השונים משתנים מעת לעת ועלות זאת יכולה להיות משמעותית, כיוון שהסכומים שהבנקים גובים מצטברים בחשבון השנתי. יש לבדוק ולהשוות מדי פעם מהן העמלות וחיובי הטיפול השונים של הבנקים ולהתמקח על הסכום אם יש צורך בכך.

כדאי לזכור לאסוף חשבוניות על כל הוצאה מוכרת לעסק ולהכניס אותה לספרי החשבונות. בסוף החודש, ההוצאות הקטנות השוטפות שאנו רושמים כהוצאות מוכרות, יכולות לחסוך לא מעט כסף.

בכל רווח חודשי לעסק, יש לשים בצד סכום או אחוז קבוע של רווח, עבור מקרי חירום ולצורך התכנית העסקית. בכל זמן שהתכנית העסקית נמצאת בראש סדר העדיפויות, נדע כמה מהרווחים לתקצב עבור עמידה בתכנית העסקית.

המדינה באמצעות משרד התמ"ת וגופים מסחריים כמו בנקים, מפעילים תכניות תמיכה והטבות מיוחדות לעסקים קטנים ובינוניים כדי לייצר צמיחה ולחזק את העסקים בתחילת דרכם. כדאי להיות ערניים לפתיחת קורסים ותכניות כאלה בנושאים שיטיבו עם העסק שלכם.

הכותב הוא יזם ובעלי קבוצת סויד השקעות, המשקיעה ומסייעת לסטרט אפים ועסקים