וואטסאפ הודיעה לאחרונה כי תאפשר לפייסבוק, החברה האם שלה, לקבל מידע על משתמשיה כדי שתוכל להציג להם פרסומות ממוקדות יותר. הודעת החברה גררה גל תגובות עולמי. חלק מהמשתמשים טענו שהפרסומות הורסות את חווית המשתמש, לעומתם היו מפרסמים ששמחו על הפלטפורמה החדשה שסופקה להם לצורך פרסום. הבעיה היא שריבוי הקולות הצליח לטשטש את הסוגיות החשובות סביב השימוש באפליקציה ולדוחק אותן לשולי השיח הציבורי.
אפליקציית וואטסאפ, שזוכה לפופולריות רבה, חצתה מזמן את רף מיליארד המשתמשים, ובכל יום נשלחות באמצעותה 42 מיליארד הודעות. המשמעות של מספר משתמשים כה רב היא שכל משתמש חבר בקבוצה אחת לפחות, ומכאן שקיימות בה יותר ממיליארד קבוצות וזו בהחלט לא האפליקציה החברתית היחידה. לצד התמורות החיוביות של הטכנולוגיות והאפליקציות להעברת מסרים, יש מקום לדון גם בהשפעות השליליות שלהן ובפגיעה שהן מסבות לציבור המשתמשים.
מנהלים ועובדים מתמודדים עם הקשיים שמערימה הטכנולוגיה על חייהם האישיים. למשל, טשטוש הגבולות בין שעות העבודה לשעות הפרטיות, הצפה במידע רב מדי שמגיע בו זמנית ומסיח את הדעת וקבלת הודעות מקבוצות שהוקמו לצורך קידום משימה בארגון - אבל הפכו לפלטפורמה להעברת תכנים לא רלוונטיים.
אבל נראה שאחת ההשלכות החמורות של השימוש בוואטסאפ היא מה שמכונה "שיימינג": העברת תכנים שלא ראוי להעביר בקבוצות, למשל גינוי ביצועיו של עובד כלשהו בפרהסיה, הטחת האשמות זה בזה, השפלה, התעלמות מופגנת ומכוונת, הפצת שמועות מזיקות ואף פיטורים ב"שלט רחוק". כל אלה פוגמים באופן אנוש בכל הקשור במערכות היחסים הבינאישיות בארגון בין חברי הצוות או בין המנהל לעובדיו, ויוצרים תרבות של התעמרות בפרט בחסותה של "רשת חברתית להעברת מסרים".
אם לא די בכך הרי שהקלות של העברת המסרים גורמת לשולח לצפות כי יקבל תשובה מיידית. באחד המקרים שהובאו בפני, עובד התלונן על כך שהמנהל שלו מרבה לשלוח הודעות בקבוצת הוואטסאפ ומצפה לקבל מענה מיידי - גם מחוץ לשעות העבודה, גם בשעות הלילה המאוחרות וגם בשבתות וחגים. אין ספק כי התנהלות שכזו, הנובעת מהיעדר נהלים ברורים, מהווה דוגמה אחת בלבד לטשטוש הגבולות בין החיים האישיים לחיים המקצועיים. הטכנולוגיה, על אף יתרונותיה הרבים, מהווה לא פעם מטרד.
אין ספק כי מקומות התעסוקה הטכנולוגיים הגדולים, כמו פייסבוק, וואטסאפ וגוגל, מכתיבים לכלל העובדים נורמות תעסוקה אחרות. העובדה שחברות אלה מספקות לעובד סביבת עבודה נוחה וביתית, שמפתה אותו להישאר מספר רב של שעות במקום העבודה, תורמת לטשטוש הגבול שבין המרחב הביתי לבין מקום העבודה, ולמעשה מאפשרת חדירה אלגנטית למרחב האישי של העובד.
למרות החשיבות הרבה של הטכנולוגיה והיתרונות שלה לחיזוק הקשר בין העובדים לבין עצמם ובינם לבין המעסיקים, הפתרון לטשטוש הגבולות בין האישי למקצועי נעוץ ביכולתם של המנהלים המודרניים לנהל שני מרחבים שונים: מרחב אישי ומרחב תעסוקתי, ואף לדבר עם העובדים על הנושא ולהציב גבולות ברורים. מדיניות ארגונית ברורה, מגובה בנהלים, באשר ל'עשה ואל תעשה' בקבוצות וואטסאפ של עובדי הארגון, תסייע למנהלים להגדיר את הגבולות בין עמיתים בצוות, ובינם לבין עובדיהם. מדיניות זו צריכה להתייחס לנושאים, למשל התכנים הראויים לתכתובת בוואטסאפ, אופן הפנייה והמועדים המותרים לשליחת מסרים.
התחזית לשנים הקרובות היא שהטכנולוגיות רק צפויות להתרבות. בנסיבות אלה נראה כי היום יותר מתמיד נדרשת הסכמה והבנה בין הצדדים ומדיניות ברורה באשר לאופן השימוש בקבוצות וואטסאפ בארגון. חמישה כללי אצבע יכולים להיות התחלה של הגדרת שימוש הולם בוואטסאפ ארגוני.
שפה מכבדת ונאותה: חברות וארגונים לקחו את הכלי הטכנולוגי כמובן מאליו, וככזה רבים אינם רואים צורך לקבוע חוקים. חשוב להגדיר מראש את החשיבות של שמירה על שפה נקייה ומכבדת כנורמה ראשונה במעלה. עקרון זה חשוב ומשמעותי להמשך השימוש באפליקציה לצורכי עבודה.
ערבות הדדית מקולגות: אין לתת יד לפגיעה בחברי הקבוצה. על כל אחד מחברי הקבוצה חלה אחריות למגר תופעה של "שיימינג" ולמנוע כל פגיעה אחרת. כמו כן, המנהלים בארגון צריכים לאסור הדרה חברתית של מי מחברי הקבוצה.
גורם אחראי: מומלץ לכל ארגון להחיל על עצמו "קו חם" שאליו עובדים יכולים לפנות ולהתלונן במקרים של פגיעה, תוך הבטחה לשמירה על פרטיותם.
הגבלת מידע: מנהלי הקבוצה חייבים להבהיר לחבריה כי אסור לשתף במידע אינטימי של מי מחברי הקבוצה בין אם במסרים ובין אם בתמונות, סרטונים, קטעי קול ועוד. עניין זה מהותי במיוחד לנוכח הסיפורים שעלו לסדר היום הציבורי בשנה האחרונה.
זמנים: לכל אחד מחברי הקבוצה יש חיים מחוץ לשעות העבודה ומכאן, שמומלץ לקבוע שעות מוסכמות לפעילות בקבוצה. מאחר שלכל מקום עבודה יש נהלי עבודה שונים והתייחסות שונה לזמני העבודה, חשוב שכל קבוצה תדגיש מהן שעות הפעילות הקבוצה ולרענן את העניין מעת לעת.
הכותבת היא מנכ"ל ובעלים 'התבוננות' - יעוץ ארגוני וסדנאות למנהלים